1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali è Sibill S.r.l., con sede legale in Via Mattine 5, 84043 Agropoli (SA), Italia, C.f. e P.IVA 06027580650 (di seguito “Sibill“, “Titolare“, “Noi, Nostro/a, Nostri/e“).

Puoi contattarci per qualsiasi questione relativa al trattamento dei tuoi dati personali scrivendoci:

• via mail, all’indirizzo di posta elettronica [email protected]
• per posta, all’indirizzo della sede legale.

2. A chi si applica questa informativa

La presente informativa si rivolge a:

• utenti del sito web www.sibill.com (inclusi i sottodomini da esso raggiungibili), gestito da Sibill S.r.l.;
• clienti professionisti persone fisiche (imprenditori, liberi professionisti) che utilizzano o hanno richiesto di utilizzare la piattaforma proprietaria di Sibill;
• legali rappresentanti e referenti amministrativi e finanziari di clienti persone giuridiche;
• utenti secondari abilitati all’accesso alla piattaforma da un cliente Sibill (vedi la nota al paragrafo 4.1, sotto);
• potenziali clienti e lead contattati nell’ambito delle attività commerciali di Sibill;
• iscritti alla newsletter.

3. Modalità di trattamento e dati trattati

I tuoi dati personali saranno trattati nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza, attraverso metodi manuali e automatizzati e mediante l’impiego di mezzi cartacei ed elettronici, in ogni caso entro i limiti delle finalità del/i trattamento/i dei dati stabiliti dalla presente informativa e, in ogni caso, sempre garantendo la sicurezza e la riservatezza dei dati personali. A seconda del tipo di utente, del servizio attivato e del tuo profilo, potremo trattare le seguenti categorie di dati personali.

3.1. Dati personali comuni

• Dati identificativi: nome, cognome, ragione sociale, partita IVA / codice fiscale.
• Dati di contatto: indirizzo email aziendale, numero di telefono, PEC, indirizzo sede legale.
• Dati professionali: ruolo aziendale, codice SDI, livello di autorizzazione sulla piattaforma.
• Dati di autenticazione: username, password, log di accesso e di operazioni effettuate sulla piattaforma.
• Dati documentali: visura camerale (ove richiesta); documento d’identità (solo per i clienti che attivano il conto Sibill/Swan).
• Dati contrattuali e fiscali: tipologia e durata dell’abbonamento, storico modifiche contrattuali, importi fatturati, storico pagamenti, IBAN (ove fornito).
• Dati di navigazione e comportamentali: indirizzo IP, cookie ID, device ID, user agent, pagine visitate, tempo di permanenza, click, provenienza del traffico, eventi di conversione (come meglio descritto sotto, ai paragrafi 4.7 e 4.8).
• Dati di interazione con il team di supporto e/o con il chatbot di assistenza: contenuto di email e chat di assistenza, log delle interazioni, feedback estratti automaticamente dalle chiamate, riepilogo delle conversazioni.
• Registrazioni audio/video: registrazioni di chiamate di supporto, sessioni di formazione e chiamate commerciali.

I dati di pagamento (dati delle carte di credito/debito utilizzate dall’utente per effettuare i pagamenti) sono conservati esclusivamente da Stripe in qualità di titolare autonomo e non sono visibili a Sibill.

3.2. Dati particolari (c.d. “dati sensibili”)

Sibill non raccoglie né tratta sistematicamente dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 GDPR (ad es., dati sulla salute, convinzioni politiche, origine etnica, convinzioni religiose, orientamento sessuale, dati biometrici, ecc.) nell’ambito del rapporto contrattuale con i propri clienti. Tuttavia, nel corso delle interazioni con il team di supporto (es. chat, email o chiamate), potrebbe accadere che tu fornisca spontaneamente e in modo non sollecitato informazioni di questo tipo (ad esempio, menzionando una condizione di salute rilevante per la tua richiesta). In questi casi: (i) i dati vengono trattati esclusivamente nei limiti di quanto necessario per rispondere alla tua richiesta di assistenza; (ii) non vengono utilizzati per altre finalità né conservati separatamente rispetto agli altri dati della conversazione. Ti chiediamo in ogni caso di non condividere dati di questa natura se non strettamente indispensabile per la gestione della tua richiesta.

4. Perché trattiamo i tuoi dati, su quale base giuridica e per quanto tempo

4.1. Creazione dell’account

Raccogliamo i tuoi dati identificativi e di contatto; verifichiamo i dati dell’azienda (inclusa la partita IVA attiva); creiamo il tuo account sulla nostra piattaforma e ti abilitiamo l’accesso; eroghiamo sessioni di formazione iniziale al telefono o in videochiamata; ti inviamo comunicazioni, anche automatizzate, per guidarti nel completamento della registrazione (es. solleciti per il caricamento dei documenti richiesti).

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR), per la raccolta dei dati, la creazione dell’account e l’erogazione del servizio; adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR), per la verifica della partita IVA attiva richiesta dalla normativa applicabile; legittimo interesse di Sibill (art. 6.1.f GDPR), per le comunicazioni automatizzate di sollecito funzionali al completamento del processo di attivazione. Il nostro interesse è garantire che tu possa fruire appieno del servizio che hai richiesto ed è bilanciato con il tuo interesse, in quanto è per te ragionevole aspettarti che Sibill ti contatti per completare il processo di configurazione del tuo account in piattaforma.

Devi fornirci questi dati? Sì. Il mancato conferimento di tali dati ci impedisce di attivare il tuo account e di erogare il servizio.

Conserviamo i dati dell’account cliente attivo per tutta la durata del rapporto contrattuale e successivamente per 10 anni dalla cessazione, in conformità agli obblighi contabili e alla prescrizione ordinaria. Le credenziali di accesso sono cancellate alla disattivazione dell’account, salvo i log di autenticazione. I log di accesso ordinari sono conservati per 12 mesi dalla registrazione, i log relativi a operazioni con rilevanza contrattuale o fiscale (es. accettazione T&C, presa visione della privacy policy) per 10 anni dalla disattivazione dell’account. Le registrazioni delle sessioni di formazione iniziale sono conservate per 6 mesi (audio/video) e per 12 mesi (trascrizioni).

Nota per gli utenti che hanno un account secondario. Se stai leggendo questa informativa perché hai ricevuto un link per creare il tuo account Sibill, significa che un cliente Sibill (tipicamente la tua azienda, il tuo datore di lavoro o il tuo committente) ti ha invitato ad accedere alla nostra piattaforma assegnandoti un profilo e definendo i relativi permessi. In questo contesto Sibill tratta i tuoi dati in due distinte qualità: (a) come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), per conto del cliente che ti ha invitato, limitatamente alla creazione tecnica del tuo account e alla gestione delle relative credenziali. Per questa componente il titolare del trattamento è il cliente che ti ha invitato; e (b) come Titolare del trattamento, per le operazioni che Sibill svolge per finalità proprie: sicurezza dei sistemi, analytics, supporto clienti, comunicazioni relative al servizio e comunicazioni di marketing. I tuoi dati sono stati comunicati a Sibill in parte dal cliente che ti ha invitato e in parte da te al momento della configurazione del tuo account. La presente informativa vale quindi anche come comunicazione ai sensi dell’art. 14 GDPR per i dati ricevuti dal cliente. In entrambi i casi puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a [email protected]. Salvo che tu o il cliente titolare ci chiediate la cancellazione anticipata, l’account secondario rimane attivo per lo stesso periodo in cui rimane attivo l’account principale cui è legato.

4.2. Gestione contrattuale e fatturazione

Formalizziamo e gestiamo il contratto con il cliente; emettiamo le fatture per i corrispettivi dovuti; gestiamo i pagamenti tramite Stripe; inviamo, anche in modo automatizzato, comunicazioni relative al contratto (conferme di rinnovo, avvisi di scadenza, ricevute di pagamento); gestiamo i solleciti per fatture non saldate; gestiamo le richieste di recesso e cancellazione dell’account.

Base giuridica: esecuzione del contratto con il cliente (art. 6.1.b GDPR); adempimento di obblighi legali contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR) per la fatturazione e la conservazione dei documenti fiscali.

Devi fornirci questi dati? Sì. Senza i dati di fatturazione non è possibile formalizzare il contratto né emettere le fatture o erogare i servizi.

Conserviamo i tuoi dati per 10 anni dalla chiusura dell’esercizio contabile di riferimento (in ragione dei termini di prescrizione e degli obblighi di conservazione delle documentazione contrattuale e fiscale).

4.3. Supporto clienti

Gestiamo le tue richieste di assistenza tramite email, chat, telefonate e videochiamate. Al solo fine di migliorare il nostro servizio di assistenza, potremmo anche registrare le chiamate e le videochiamate esterne, nel qual caso verrai avvisato prima dell’inizio della registrazione (con modalità idonee, ad es. tramite l’invio di una mail automatica oppure a voce all’inizio della chiamata) e potrai sempre opporti alla registrazione senza che ciò pregiudichi l’erogazione del servizio di supporto. Nel caso in cui la chiamata/videochiamata sia registrata, trascriviamo automaticamente le registrazioni.

Al fine di darti un servizio di assistenza rapido e sempre disponibile, ti mettiamo a disposizione strumenti AI (Intelligenza Artificiale) integrati nella piattaforma (chatbot) per gestire le tue richieste. Ti informiamo che le risposte via chat possono essere generate automaticamente da un sistema AI senza revisione umana prima dell’invio. In tali casi, hai il diritto di richiedere l’intervento di un operatore umano contattando il Titolare del trattamento. Nel caso in cui tu fornisca spontaneamente dati personali nel corso della conversazione, tali dati sono trattati esclusivamente nell’ambito della richiesta di assistenza e nel rispetto dei principi indicati nella presente informativa. Ti invitiamo a non condividere con l’assistente virtuale dati particolari (es. dati relativi alla salute) o dati personali di terzi.

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR), per la gestione ordinaria delle richieste di assistenza; legittimo interesse di Sibill (art. 6.1.f GDPR), per la registrazione/trascrizione delle chiamate e l’analisi del loro contenuto finalizzata al mantenimento di elevati livelli di qualità, formazione interna del personale e gestione di eventuali contestazioni. L’interesse di Sibill a migliorare il servizio e a documentare le interazioni è bilanciato con l’interesse dell’utente in quanto la registrazione è sempre comunicata prima dell’inizio della chiamata, l’utente può opporsi alla registrazione in qualsiasi momento senza che ciò pregiudichi l’erogazione del servizio di supporto e le registrazioni sono conservate per un periodo limitato e sono accessibili solo al personale autorizzato.

Conserviamo i ticket di assistenza e comunicazioni scritte (email, chat) per 3 anni dalla chiusura del ticket, salvo necessità legate a contenzioso. Conserviamo le registrazioni delle sessioni di formazione iniziale per 6 mesi (audio/video) oppure per 12 mesi (trascrizioni). Sibill potrà continuare a conservare le conversazioni anche oltre tale termine, purché in forma anonima e aggregata e solo per finalità statistiche e di miglioramento del servizio.

Ti informiamo che per risolvere alcune problematiche tecniche, il nostro personale di supporto può accedere direttamente all’ambiente della tua piattaforma Sibill, visualizzando i tuoi dati ivi presenti (compresi movimenti bancari, fatture, anagrafiche) nella misura strettamente necessaria alla risoluzione del problema. Per questa componente Sibill agisce come responsabile del trattamento per conto tuo (vedi anche la sezione 8, di seguito): i dati della piattaforma rimangono di tua titolarità e Sibill li tratta esclusivamente per fornirti il servizio di assistenza richiesto.

4.4. Attività commerciali

Gestiamo i contatti commerciali con potenziali clienti attraverso due canali: quando ci contatti autonomamente tramite le funzionalità del sito “prova ora” o “come funziona” o simili (c.d. contatti inbound), gestiamo la tua richiesta, ti rispondiamo via mail e/o telefonicamente, ti presentiamo i servizi di Sibill e, ove applicabile, avviamo una trattativa commerciale; oppure, sulla base del consenso esplicito che ci hai fornito, ti contattiamo per presentarti i servizi di Sibill tramite email, telefono o altri canali di comunicazione. In entrambi i casi potremmo registrare le chiamate e/o le videochiamate commerciali per garantire un elevato livello di qualità. Sarai sempre informato/a prima della registrazione (con modalità idonee, ad es. via mail oppure all’inizio della chiamata) e potrai sempre opporti alla registrazione prima o durante la chiamata, senza che ciò possa pregiudicare la qualità del servizio che ti offriamo.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR) quando sei tu a contattarci oppure il tuo esplicito consenso (art. 6.1.a GDPR) quando siamo noi a contattarti per la prima volta, nel qual caso potrai sempre revocare il tuo consenso scrivendo a [email protected] o tramite il link di disiscrizione presente in ogni comunicazione e-mail. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato sino a quel momento. La base giuridica per la finalità di controllo qualità e documentazione della trattativa per la registrazione delle chiamate è il legittimo interesse di Sibill (art. 6.1.f GDPR) a garantire la qualità del servizio commerciale, formare il personale e documentare il contenuto delle trattative in caso di contestazioni. Tale interesse è bilanciato con il tuo in quanto: (i) sei sempre informato/a prima dell’inizio della registrazione; (ii) puoi opporti in qualsiasi momento senza che ciò pregiudichi la qualità del servizio; (iii) le registrazioni sono conservate per un periodo limitato e accessibili solo al personale autorizzato. Ti puoi opporre alla registrazione prima e in ogni momento durante la chiamata.

In alcuni casi, le comunicazioni commerciali possono essere inviate tecnicamente da fornitori terzi specializzati che operano per conto di Sibill e secondo le sue istruzioni. In tali casi il mittente apparente della comunicazione è sempre Sibill e il fornitore agisce esclusivamente come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, senza utilizzare i tuoi dati per finalità proprie.

Devi fornirci questi dati? Non necessariamente, il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, se non ci conferisci i dati non saremo in grado di proporti o illustrarti i nostri servizi.

Conserviamo i tuoi dati per tre (3) anni dall’ultimo contatto, salvo opposizione che comporta cancellazione immediata. Se diventi nostro cliente, i tuoi dati confluiscono nella gestione del rapporto contrattuale (vedi sopra al paragrafo 4.2).

4.5. Newsletter e comunicazioni informative

Se ci hai dato il tuo esplicito consenso, ti inviamo periodicamente comunicazioni informative su aggiornamenti del prodotto, contenuti di settore, novità normative ed eventi organizzati o patrocinati da Sibill; gestiamo le iscrizioni e le disiscrizioni; tracciamo le interazioni con le email inviate (aperture, click).

Base giuridica: consenso espresso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR). Hai il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento cliccando sul link “cancella iscrizione” presente in ogni email o contattando il Titolare del trattamento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Conserviamo i tuoi dati fino alla revoca del consenso, a seguito della quale i dati sono cancellati o anonimizzati entro un termine ragionevole.

4.6. Comunicazioni promozionali e commerciali ai clienti (soft-spam)

Nel caso in cui tu sia già un nostro cliente, ti inviamo comunicazioni commerciali via email all’indirizzo che ci hai comunicato quando hai creato il tuo account per promuovere funzionalità aggiuntive, upgrade di abbonamento, iniziative commerciali e offerte dedicate ai clienti esistenti relativamente a servizi analoghi a quelli che hai già acquistato (c.d. soft-spam).

Base giuridica: legittimo interesse di Sibill (art. 6.1.f GDPR e art. 130 co. 4 D.Lgs. 196/2003), i tuoi dati sono stati raccolti nel contesto della vendita di servizi analoghi e le comunicazioni riguardano prodotti simili a quelli già acquistati. Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ogni email o scrivendo a [email protected].

Conserviamo i tuoi dati per tutta la durata del contratto, salvo che tu non ti opponga, nel qual caso i dati verranno eliminati entro un termine ragionevole.

4.7. Navigazione sul sito web

Quando visiti il nostro sito web, i sistemi informatici e le procedure software preposte al suo funzionamento acquisiscono automaticamente alcuni dati tecnici di navigazione, indipendentemente da qualsiasi tua scelta sul cookie banner. I dati raccolti includono: indirizzo IP del dispositivo utilizzato per la navigazione e URL; tipo e versione del browser; sistema operativo e dispositivo utilizzato; pagine visitate e percorso di navigazione all’interno del sito; data, ora e durata della visita. Questi dati sono utilizzati esclusivamente per garantire il corretto funzionamento del sito, verificare l’accessibilità dei contenuti, monitorare la sicurezza del sistema e prevenire utilizzi anomali o abusi.

Base giuridica: legittimo interesse di Sibill (art. 6.1.f GDPR) al corretto funzionamento, alla sicurezza e alla manutenzione del sito web. Questi dati non sono utilizzati per identificare individualmente i visitatori né per finalità di profilazione.

I dati vengono conservati per 12 mesi, dopodiché vengono cancellati oppure aggregati, salvo che siano necessari per un eventuale contenzioso.

Devi fornirci questi dati? Sì. La raccolta di questi dati è tecnicamente necessaria per il funzionamento del sito: non è possibile navigare sul sito senza che tali dati siano trasmessi ai nostri sistemi. Per informazioni dettagliate ti invitiamo a consultare la nostra Cookie Policy, disponibile sul nostro sito alla sezione “Cookie Policy”.

4.8. Tracciamento e analytics su sito web e piattaforma

Oltre ai dati tecnici di navigazione descritti al paragrafo 4.7 (sopra), se ci hai dato il tuo esplicito consenso (ad es. tramite il cookie banner), utilizziamo strumenti aggiuntivi di analytics e tracciamento per analizzare il comportamento degli utenti, misurare le performance delle campagne pubblicitarie, migliorare l’esperienza d’uso e personalizzare i contenuti commerciali/promozionali. Tali attività utilizzano cookie e tecnologie analoghe che richiedono il tuo consenso e possono comportare la trasmissione di alcuni dati identificativi a piattaforme pubblicitarie di terze parti.

La base giuridica è il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR). Il conferimento dei Dati Personali è facoltativo, ma il mancato conferimento, effettuato disabilitando i cookies nel browser, potrebbe impedirti di accedere a tutte le funzioni del Sito.

I dati vengono conservati per 12 mesi, dopodiché vengono cancellati oppure aggregati (salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell’Autorità Giudiziaria competente).

Per informazioni dettagliate ti invitiamo a consultare la nostra Cookie Policy, disponibile sul nostro sito alla sezione “Cookie Policy”.

5. Con chi condividiamo i tuoi dati

I tuoi dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti, che operano in qualità di responsabili del trattamento (debitamente individuati con atto di nomina ai sensi dell’art. 28 GDPR) o di titolari autonomi, come indicato di seguito:

• fornitori di infrastruttura cloud, per l’hosting dei database applicativi, backup, sicurezza perimetrale, elaborazione dei dati sulla piattaforma;
• partner di Sibill coinvolti nell’erogazione dei servizi (come ad es. Swan, per la gestione del conto corrente, ove attivato);
• soggetti che forniscono consulenza;
• fornitori di servizi CRM e gestione delle relazioni commerciali, per la gestione dei contatti con clienti e prospect, tracciamento del funnel commerciale, comunicazioni automatizzate;
• fornitori di piattaforme di messaggistica e marketing automation, per l’invio di email, comunicazioni commerciali e di onboarding; gestione delle liste di contatto;
• fornitori di strumenti di supporto clienti e chat, per la gestione dei ticket di assistenza, comunicazioni in chat, funzionalità AI di risposta assistita e riepilogo conversazioni;
• fornitori di strumenti di registrazione e analisi delle chiamate, per la registrazione, trascrizione ed estrazione automatica di feedback da chiamate commerciali e di supporto;
• fornitori di servizi di telefonia cloud, per la gestione delle chiamate in uscita e in entrata del team commerciale e di supporto;
• processori di pagamento, per la gestione delle transazioni di pagamento e tokenizzazione dei dati delle carte di credito/debito;
• fornitori di strumenti di intelligenza artificiale, per l’elaborazione di contenuti testuali e conversazionali per finalità di supporto e analisi.

L’elenco completo di tali responsabili e autonomi titolari del trattamento è disponibile previa richiesta scritta da inoltrare al Titolare del trattamento.

6. Trasferimenti di dati verso Paesi extra-UE

Come regola generale, Sibill tratta i tuoi dati personali all’interno dello Spazio Economico Europeo e predilige fornitori e partner che garantiscano che il trattamento dei dati personali avvenga in tale perimetro. Tuttavia, alcuni dei destinatari descritti sopra sono stabiliti o trattano dati in paesi al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE). In tali casi, il trasferimento avviene esclusivamente in presenza di adeguate garanzie, in particolare: (a) decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR), ove applicabile; oppure (b) Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione europea (art. 46 par. 2 GDPR). Puoi richiedere copia delle garanzie adottate per i singoli trasferimenti contattando il Titolare del trattamento.

7. I tuoi diritti

In qualità di interessato, puoi esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti, alle condizioni e nei limiti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, contattando il Titolare del trattamento (utilizzando i contatti indicati sopra):

• accesso (art. 15 GDPR), per ottenere conferma che siano in corso trattamenti che ti riguardano e ricevere una copia dei tuoi dati personali;
• rettifica (art. 16 GDPR), per correggere dati inesatti o incompleti;
• cancellazione (art. 17 GDPR), per ottenere la cancellazione dei tuoi dati, nei casi previsti dalla legge (es. revoca del consenso, trattamento illecito, dati non più necessari);
• limitazione (art. 18 GDPR), per ottenere la limitazione del trattamento in determinate circostanze (es. mentre contesti l’esattezza dei dati);
• portabilità (art. 20 GDPR), per ricevere in formato strutturato e leggibile i dati che ci hai fornito, ove il trattamento sia basato su contratto o consenso;
• opposizione (art. 21 GDPR), per opporti al trattamento dei tuoi dati basato su legittimo interesse, inclusa la profilazione; opporti in qualsiasi momento all’utilizzo dei tuoi dati per comunicazioni commerciali dirette (marketing diretto);
• revoca del consenso (art. 7 GDPR), per revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per i trattamenti che vi si basano (es. newsletter, cookie di profilazione), senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, in particolare nello Stato membro in cui risiedi abitualmente, lavori o nel quale si è verificata la presunta violazione. Per il Garante Privacy italiano www.garanteprivacy.it. Puoi altresì adire le opportune sedi giudiziarie per la tutela dei tuoi diritti.

Hai inoltre il diritto di opposizione al marketing diretto: se non desideri ricevere comunicazioni commerciali da Sibill, puoi opporti in qualsiasi momento cliccando sul link “cancella iscrizione” presente in ogni email commerciale o scrivendo al Titolare del trattamento. Daremo seguito alla tua richiesta il prima possibile, in ogni caso entro un termine ragionevole.

Hai altresì il diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22 GDPR). Nei casi in cui adottiamo decisioni basate unicamente su trattamento automatizzato, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o effetti significativi analoghi nei tuoi confronti, hai il diritto di: (i) ottenere l’intervento di una persona fisica nel processo decisionale; (ii) esprimere la tua opinione prima che la decisione sia adottata o eseguita; (iii) contestare la decisione e ottenere una spiegazione della logica applicata. Per esercitare questo diritto, quando contatti il Titolare, dovrai specificare la decisione automatizzata che intendi contestare.

8. Trattamenti per cui Sibill opera come Responsabile del trattamento – rinvio al DPA

In alcuni casi Sibill tratta i tuoi dati personali in qualità di Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), per conto tuo e secondo le tue istruzioni. In questi casi sei tu (in quanto cliente di Sibill) il titolare del trattamento.

(a) Dati caricati o sincronizzati in piattaforma: conti correnti, movimenti bancari, fatture, dati di clienti e fornitori e qualsiasi altro documento o dato che carichi o sincronizzi sulla piattaforma. Sei tu responsabile degli obblighi informativi nei confronti dei soggetti cui questi dati si riferiscono.

(b) Account secondari: sei tu a decidere chi abilitare, con quale ruolo e con quali permessi. Sibill esegue tecnicamente le tue istruzioni. Come descritto alla sezione 2 e al paragrafo 4.2 (sopra), una volta creato l’account, Sibill tratta i dati degli utenti secondari anche come Titolare per finalità proprie.

(c) Conto corrente Sibill/Swan: i dati del conto (saldo, movimenti, operazioni di pagamento) sono trattati da Sibill come Responsabile nell’ambito dei servizi contrattualmente previsti. La procedura KYC/AML per l’apertura del conto è invece gestita interamente da Swan come titolare autonomo: Sibill raccoglie i documenti richiesti e li trasmette a Swan, che decide autonomamente sull’apertura del conto. Per i trattamenti di Swan ti invitiamo a consultare la sua informativa privacy su swan.io/privacy-policy.

(d) Funzionalità AI della piattaforma: quando utilizzi le funzionalità AI integrate nella piattaforma (ove disponibili) (es. per interrogare rapidamente i tuoi dati, per la riconciliazione automatica), Sibill elabora quei dati come Responsabile nell’ambito dei servizi contrattualmente previsti. Per l’elaborazione Sibill si avvale di provider AI terzi che agiscono come sub-responsabili: i dati trasmessi sono utilizzati esclusivamente per generare la risposta richiesta e non vengono trattenuti né usati per addestrare i modelli. Le caratteristiche specifiche delle funzionalità AI disponibili, inclusi i modelli utilizzati e i dati accessibili, sono descritte nelle relative condizioni d’uso, che ti sono comunicate al momento dell’attivazione.

Le condizioni applicabili ai trattamenti di cui alle lettere (a), (b), (c) e (d) sono disciplinate dal DPA (Data Processing Agreement) stipulato tra Sibill e il cliente, al quale ti chiediamo di fare riferimento.

9. Modifiche alla presente informativa

Qualora apportassimo modifiche sostanziali alla presente informativa (es. nuove finalità di trattamento, nuovi destinatari, modifiche alle basi giuridiche), ne daremo tempestiva comunicazione tramite strumenti appropriati (es. email, banner sul sito, notifica in-app), con adeguato preavviso rispetto all’entrata in vigore delle modifiche, in modo che tu possa valutarle ed esercitare i tuoi diritti.

La data di aggiornamento riportata nell’intestazione o in calce al documento indica sempre la versione più recente.