La fattura proforma è un documento provvisorio che il fornitore invia al cliente per anticipare l’importo di una vendita o di una prestazione, prima di emettere la fattura vera e propria.
Non ha valore fiscale: non va registrata, non genera l’obbligo di versare l’IVA e non dà diritto alla detrazione. Serve soprattutto come richiesta di pagamento o come anteprima dettagliata di ciò che il cliente dovrà pagare. La usano professionisti, ditte individuali e società di ogni tipo, anche in regime forfettario.
In questa guida trovi cos’è e come funziona la proforma, in cosa differisce dalla fattura definitiva, come si compila, come gestirla in versione elettronica e un modello di esempio pronto da usare.
La proforma è un documento provvisorio senza valore fiscale, usato per anticipare l’importo al cliente.
Non va registrata, non genera IVA e i suoi importi restano liberamente modificabili.
Va sempre indicata la dicitura che la qualifica come proforma, con numerazione separata.
Non transita dallo SDI: solo la fattura definitiva è elettronica e va trasmessa.
Cos’è la fattura proforma e il suo significato
La fattura proforma è un documento che riproduce l’aspetto e i contenuti di una fattura, ma senza averne il valore fiscale. Riporta i dati del fornitore e del cliente, la descrizione di beni o servizi, gli importi e l’IVA, esattamente come una fattura, ma serve solo a comunicare in anticipo quanto sarà dovuto.
Il termine “proforma” indica proprio questo: un documento redatto “per la forma”, a titolo informativo. Non produce effetti contabili né fiscali.
Nella pratica, la proforma viene usata soprattutto come richiesta di pagamento. Il fornitore la invia, il cliente la salda, e solo a quel punto viene emessa la fattura definitiva. È uno strumento molto diffuso tra i professionisti, perché consente di chiedere il pagamento senza anticipare gli obblighi legati alla fattura vera e propria.
La differenza tra fattura proforma e fattura definitiva
La differenza principale è il valore fiscale. La fattura definitiva è un documento fiscale a tutti gli effetti: va registrata, concorre alla liquidazione dell’IVA e dà diritto alla detrazione. La proforma no: è solo un documento informativo, privo di questi effetti.
Da qui discende il principale vantaggio operativo della proforma: gli importi possono ancora essere modificati. Se il cliente chiede una variazione o ci si accorge di un errore, basta emettere una nuova proforma corretta, senza alcuna conseguenza contabile.
| Fattura proforma | Fattura definitiva | |
|---|---|---|
| Valore fiscale | Nessuno | Pieno |
| Registrazione contabile | No | Sì |
| Obbligo IVA | No, IVA solo informativa | Sì |
| Modificabilità | Libera | Solo con nota di variazione |
| Trasmissione SDI | No | Sì |
Con la fattura definitiva, invece, una correzione è molto più onerosa: una volta emessa e trasmessa, per modificarla o annullarla occorre una nota di variazione, come la nota di credito per annullamento della fattura. La proforma evita tutto questo, perché finché non diventa fattura resta liberamente modificabile.
In sintesi, la proforma è la fase “provvisoria e flessibile”, la fattura definitiva è quella “ufficiale e vincolante”.
Il valore legale e fiscale del documento
La fattura proforma non ha valore legale ai fini fiscali. Non prova un’operazione conclusa, non obbliga al versamento dell’IVA e non consente la detrazione dell’imposta. Per il fisco, di fatto, è come se non esistesse finché non viene emessa la fattura vera e propria.
Questo ha una conseguenza importante anche sul piano del credito: una proforma non pagata non è un titolo che dà diritto alla riscossione, a differenza della fattura. È un documento che richiede il pagamento, ma non lo garantisce giuridicamente.
La natura non fiscale della proforma è al tempo stesso il suo limite e il suo punto di forza. È un limite perché non tutela il credito come una fattura; è un punto di forza perché lascia liberi di modificare gli importi fino all’accordo definitivo, senza le procedure di rettifica richieste per le fatture vere e proprie.
Proprio per questa natura, è buona prassi indicare chiaramente sul documento che si tratta di una proforma e che non ha valore fiscale, così da evitare qualsiasi confusione con una fattura reale.
Come compilare una fattura proforma
Compilare una proforma è semplice, perché ricalca la struttura di una fattura. Vanno indicati i dati del fornitore (nome o ragione sociale, partita IVA, indirizzo), i dati del cliente, la data, la descrizione di beni o servizi, gli importi, l’eventuale IVA e il totale.
La differenza sta negli elementi che ne segnalano la natura non fiscale: la dicitura che la qualifica come proforma e una numerazione tenuta separata da quella delle fatture.
La dicitura obbligatoria da inserire
Sulla proforma va sempre inserita una dicitura che ne chiarisca la natura. Le formule più usate sono “fattura proforma” e “documento non valido ai fini fiscali”, spesso accompagnate da indicazioni come “non costituisce fattura ai sensi dell’art. 21 DPR 633/72”.
Questa dicitura è ciò che distingue la proforma da una fattura vera e propria. Senza, il documento rischia di essere interpretato come una fattura, con le conseguenze fiscali del caso. Indicarla chiaramente è quindi essenziale.
La gestione della numerazione e dell’IVA
La proforma non deve seguire la numerazione progressiva delle fatture. Anzi, è bene tenerla separata, per non “consumare” numeri della sequenza ufficiale e per non creare confusione in contabilità. Molti usano una numerazione dedicata o nessun numero fiscale.
Quanto all’IVA, sulla proforma l’imposta viene indicata a titolo informativo, per mostrare l’importo totale che il cliente pagherà, ma non è un’IVA “esigibile”: diventa tale solo con l’emissione della fattura definitiva. La proforma mostra quindi l’IVA per completezza, senza che questo generi alcun obbligo di versamento.
La fattura proforma elettronica
A differenza della fattura vera e propria, la proforma non è soggetta all’obbligo di fatturazione elettronica e non transita dal Sistema di Interscambio. Può essere creata in formato libero, ad esempio un PDF, e inviata al cliente via email.
È la fattura definitiva, emessa dopo il pagamento, a dover rispettare il formato elettronico e le regole di trasmissione. La proforma resta invece un documento informale, fuori dal circuito fiscale.
Le regole dell’Agenzia delle Entrate e l’invio allo SDI
L’Agenzia delle Entrate considera la proforma un documento privo di rilevanza fiscale, che quindi non va trasmesso allo SDI. Non essendo una fattura, non segue le regole della fatturazione elettronica.
Il documento definitivo generato successivamente, invece, dovrà rispettare i rigorosi standard normativi: formato XML, trasmissione allo SDI, tempi di emissione. Le regole ufficiali sono pubblicate nell’area dedicata alla fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate mentre per il quadro generale è utile la guida agli obblighi di fatturazione elettronica, che riguarda la fattura vera e propria, non la proforma.
L’emissione tramite software gestionali come Aruba
In pratica, la proforma si può creare in molti modi: un foglio di calcolo, un modello in PDF, o un software gestionale. Molti gestionali, come quelli offerti da Aruba e altri provider, permettono di generare la proforma e poi convertirla in fattura. L’Agenzia delle Entrate mette anche a disposizione strumenti gratuiti, descritti nella sua guida ufficiale alla fatturazione elettronica, validi però solo per la fattura vera e propria.
Il vantaggio di uno strumento di fatturazione integrato è proprio la continuità: si emette la proforma e, al momento dell’incasso, la si trasforma in fattura definitiva con un solo passaggio, senza riscrivere importi e anagrafiche. Tutto il ciclo attivo, dalla proforma alla fattura elettronica, resta in un unico flusso.
Modello esempio fattura proforma
Vediamo un esempio concreto di come si presenta una fattura proforma. Si tratta di un modello tipo, che mostra gli elementi essenziali: dati delle parti, descrizione, importi, IVA informativa, totale e la dicitura che ne segnala la natura non fiscale.
Fornitore
Studio Rossi
P.IVA 03811250234
Cliente
Gamma Srl
P.IVA 02994470151
Documento non valido ai fini fiscali, non costituisce fattura ai sensi dell’art. 21 DPR 633/72. L’IVA è indicata a titolo informativo e diventa esigibile solo con la fattura definitiva.
Questo modello è puramente indicativo: gli importi e le descrizioni vanno adattati al caso concreto. L’elemento da non dimenticare è sempre la dicitura che qualifica il documento come proforma.
Senza la dicitura che la qualifica come proforma, il documento rischia di essere interpretato come una fattura vera e propria, con i relativi obblighi fiscali. Indicala sempre, insieme a una numerazione separata da quella delle fatture.
Chi può emettere una fattura proforma
La proforma può essere emessa da chiunque eserciti un’attività con partita IVA: professionisti, ditte individuali, società. Non ci sono restrizioni legate alla forma giuridica o al regime fiscale, proprio perché si tratta di un documento informativo e non fiscale.
Anche chi non è ancora obbligato a determinate formalità può usarla, perché la proforma è semplicemente un modo ordinato di comunicare al cliente quanto dovrà pagare.
L’utilizzo nel regime forfettario
Anche chi è in regime forfettario può emettere fatture proforma. Per il forfettario la proforma è uno strumento comodo: consente di anticipare al cliente l’importo dovuto e di attendere il pagamento prima di emettere la fattura definitiva.
Va ricordato che il forfettario non addebita l’IVA in fattura. Di conseguenza, anche la sua proforma non riporterà l’IVA, ma indicherà l’importo del compenso secondo le regole del regime, con l’eventuale imposta di bollo dove dovuta sulla fattura finale.
L’emissione da parte di società e SRL
Anche le società, comprese le SRL, emettono regolarmente fatture proforma. Per le realtà strutturate la proforma è utile per concordare con il cliente gli importi prima di formalizzare la fattura, soprattutto in operazioni complesse o soggette a variazioni.
Il funzionamento è identico: la proforma anticipa il contenuto della fattura, senza valore fiscale, e viene sostituita dalla fattura definitiva al momento del pagamento o secondo gli accordi.
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A cosa serve esattamente la fattura proforma?
La fattura proforma serve a comunicare in anticipo al cliente l’importo di una vendita o prestazione, prima di emettere la fattura definitiva. Funziona come richiesta di pagamento o anteprima dettagliata del dovuto, ma senza valore fiscale: non va registrata, non genera IVA e non dà diritto alla detrazione. È utile perché permette di concordare e modificare gli importi liberamente, e di emettere la fattura vera e propria solo dopo l’incasso.
Si può pagare una fattura proforma?
Sì, la fattura proforma si può pagare ed è anzi uno dei suoi usi principali: il fornitore la invia come richiesta di pagamento e il cliente la salda. Attenzione però: è il pagamento della proforma a far scattare l’obbligo per il fornitore di emettere la fattura definitiva. La proforma, da sola, non è un documento fiscale, quindi non sostituisce la fattura che dovrà essere emessa dopo l’incasso.
Cosa succede se il documento non viene pagato?
Se una fattura proforma non viene pagata, il fornitore non ha subito un titolo per la riscossione, perché la proforma non ha valore legale ai fini fiscali. Non essendo una fattura, non dà diritto ad azioni di recupero forzato del credito. Le tutele del credito si attivano solo con la fattura vera e propria: in caso di fattura non pagata esistono buone pratiche e azioni specifiche per tutelare l’azienda, a partire da un sollecito di pagamento, che invece non valgono per una semplice proforma insoluta.
Qual è la differenza tra una proforma e un preventivo?
La differenza sta nella fase e nella funzione. Il preventivo è una proposta commerciale che precede l’accordo: indica un’offerta di prezzo per convincere il cliente. La proforma, invece, arriva dopo, quando l’accordo c’è già: anticipa nel dettaglio l’importo della fattura che verrà emessa, spesso come richiesta di pagamento. In pratica, prima il preventivo per proporre, poi la proforma per chiedere il pagamento di quanto concordato.
