La conservazione delle fatture elettroniche è un obbligo di legge che impone a imprese e professionisti di archiviare i documenti fiscali in formato digitale per un periodo minimo di dieci anni, garantendone l’autenticità, l’integrità e la leggibilità nel tempo.

Non basta salvare il file XML sul computer: la normativa richiede un processo specifico, chiamato conservazione sostitutiva, che conferisce ai documenti digitali lo stesso valore legale di quelli cartacei. Il mancato rispetto di questo obbligo espone a sanzioni amministrative e può creare problemi seri in caso di controlli fiscali.

In questa guida trovi tutto quello che ti serve sapere su come funziona la conservazione, quali sono le scadenze e come evitare le insidie più comuni.

L’obbligo di conservazione per le fatture elettroniche

L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche è disciplinato dall’articolo 39 del DPR 633/72 e dal Codice Civile, che prevedono la conservazione dei documenti contabili per almeno dieci anni dalla data di emissione. Per i documenti in formato digitale, la normativa specifica che la conservazione deve avvenire secondo le modalità previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle regole tecniche stabilite dall’AgID.

La conservazione sostitutiva non è semplicemente un archivio digitale: è un processo certificato che garantisce nel tempo l’integrità del documento, la sua autenticità e la sua leggibilità. Questo avviene attraverso l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale sul pacchetto di archiviazione, operazioni che attestano che il documento non è stato modificato dopo la sua creazione.

Dotarsi di un software per la fatturazione integrato con un sistema di conservazione sostitutiva semplifica notevolmente questo processo, perché automatizza l’archiviazione a norma senza richiedere interventi manuali per ogni documento.

Da quando è in vigore l’obbligo

L’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è in vigore dal 1° gennaio 2019, contestualmente all’introduzione dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica per i soggetti in regime ordinario. Per i forfettari, l’obbligo di conservazione ha seguito le stesse tappe dell’obbligo di emissione, diventando pienamente applicabile a tutti dal 1° gennaio 2024.

Prima del 2019, le fatture cartacee potevano essere conservate in formato digitale solo a determinate condizioni. Con l’introduzione della fattura elettronica obbligatoria, il documento nasce già in formato digitale e deve essere conservato esclusivamente in tale formato: stamparlo e archiviarlo fisicamente non ha valore legale ai fini fiscali.

Come fare la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva può essere effettuata in autonomia, tramite il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o tramite provider privati accreditati. In tutti i casi, il processo deve rispettare le specifiche tecniche definite dall’AgID e prevedere la figura del responsabile della conservazione, che può essere il titolare dell’azienda stesso o un soggetto delegato.

Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione sostitutiva per le fatture elettroniche trasmesse tramite SDI. Il servizio è accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi” e archivia automaticamente tutti i documenti inviati e ricevuti, applicando le firme digitali e le marche temporali richieste dalla normativa.

Per attivarlo è sufficiente accedere al portale, accettare le condizioni del servizio nella sezione dedicata e confermare l’adesione. Da quel momento, tutte le fatture transitate per l’SDI vengono conservate automaticamente senza ulteriori interventi.

Il limite principale di questo servizio è che funziona come un archivio statico: puoi recuperare i documenti ma non puoi integrarli con altre funzionalità gestionali. Per chi ha bisogno di collegare l’archivio delle fatture ai movimenti del conto corrente e automatizzare la riconciliazione bancaria e fatture, un software gestionale con modulo di conservazione integrato è la soluzione più efficiente.

Come effettuare il rinnovo della conservazione

Il processo di conservazione sostitutiva prevede la produzione periodica di pacchetti di archiviazione, che devono essere creati entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento. In pratica, per le fatture del 2024 il pacchetto di conservazione deve essere prodotto entro il 31 dicembre 2025.

Se usi il servizio dell’Agenzia delle Entrate, questo processo avviene automaticamente e non richiede interventi da parte tua. Se invece gestisci la conservazione tramite un provider privato o in autonomia, devi verificare che i pacchetti vengano prodotti e firmati nei termini previsti e che i log di conservazione siano correttamente aggiornati.

Il rinnovo non riguarda la durata dell’obbligo (che resta sempre di dieci anni) ma la cadenza con cui i pacchetti di archiviazione vengono consolidati e certificati nel sistema.

Le scadenze e i termini di conservazione

Il termine generale di conservazione delle fatture elettroniche è di dieci anni dalla data di emissione del documento, in linea con quanto previsto dall’articolo 2220 del Codice Civile per i libri e le scritture contabili.

Questo termine vale sia per le fatture emesse sia per quelle ricevute. Non si calcola dall’anno fiscale ma dalla data del singolo documento: una fattura emessa il 15 marzo 2025 deve essere conservata fino al 15 marzo 2035.

Fanno eccezione alcune situazioni specifiche in cui i termini si allungano. In caso di contenzioso tributario ancora aperto oltre il decimo anno, i documenti devono essere conservati fino alla definizione del procedimento. Lo stesso vale per le fatture relative a operazioni con effetti pluriennali, come i contratti di leasing o i mutui ipotecari, per i quali la conservazione deve coprire l’intera durata dell’operazione più il periodo ordinario di dieci anni.

Le novità sul termine di conservazione del 2026

Il 2026 porta con sé alcune novità rilevanti sul fronte della conservazione. Il decreto legislativo di recepimento della direttiva europea sulla digitalizzazione fiscale ha confermato che il termine di tre mesi per la produzione dei pacchetti di archiviazione resta invariato, ma ha introdotto nuovi obblighi di metadatazione per i documenti archiviati, con l’obiettivo di rendere le fatture più facilmente consultabili in caso di controllo.

È inoltre prevista per il 2026 una revisione delle specifiche tecniche per i sistemi di conservazione accreditati, con l’aggiornamento degli standard crittografici richiesti per le firme digitali. I provider privati si stanno già adeguando, mentre chi usa il servizio dell’Agenzia delle Entrate non deve fare nulla. Per restare aggiornato sulle evoluzioni normative e sui loro effetti pratici per le PMI italiane, puoi consultare l’Osservatorio Sibill 2026.

L’obbligo di conservazione delle fatture cartacee

Le fatture cartacee emesse o ricevute prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica devono essere conservate secondo le regole tradizionali: in forma fisica, per dieci anni dalla data di emissione, in modo ordinato e accessibile in caso di controllo.

Non esiste un obbligo di digitalizzare retroattivamente i documenti cartacei, ma è possibile farlo volontariamente seguendo le procedure di dematerializzazione previste dalla normativa. In quel caso, una volta prodotto il pacchetto di conservazione sostitutiva, gli originali cartacei possono essere distrutti.

Il rischio più concreto legato alle fatture cartacee è il deterioramento fisico dei documenti nel tempo. Carta ingiallita, inchiostro sbiadito o archivi andati perduti rendono impossibile dimostrare l’esistenza di un credito o la deducibilità di un costo in caso di verifica fiscale. Questo problema diventa ancora più critico quando si tratta di fatture non pagate: senza il documento originale in buono stato è difficile agire legalmente. Sapere come gestire una fattura non pagata include anche la capacità di produrre documentazione a supporto del credito vantato.

Le sanzioni per la mancata conservazione

La mancata conservazione delle fatture elettroniche nei termini e nelle modalità previste espone a sanzioni amministrative che variano in base alla gravità della violazione.

La sanzione base per l’omessa o irregolare conservazione dei documenti contabili va da 1.000 € a 7.500 €, ai sensi dell’articolo 9 del decreto legislativo 471/1997. Se la violazione riguarda documenti rilevanti ai fini IVA, come le fatture elettroniche, la sanzione può essere applicata per ogni periodo d’imposta in cui la conservazione risulta irregolare.

In caso di controllo fiscale, l’impossibilità di produrre una fattura correttamente conservata può portare al disconoscimento della deduzione del costo o della detrazione dell’IVA a essa collegata, con conseguente recupero dell’imposta e applicazione di interessi e sanzioni aggiuntive.

Vale la pena sottolineare che la responsabilità della conservazione resta sempre in capo al titolare della partita IVA, anche se si affida a un provider esterno. Scegliere un servizio affidabile e verificare periodicamente che i pacchetti di archiviazione vengano prodotti correttamente è parte integrante della gestione fiscale dell’azienda.

Gestisci la conservazione delle fatture con Sibill

Conservare le fatture a norma è un obbligo che dura dieci anni per ogni documento. Farlo in modo frammentato, con archivi separati per le fatture emesse e ricevute e nessuna integrazione con i movimenti bancari, significa moltiplicare il lavoro e il rischio di errori.

Sibill collega la gestione delle fatture elettroniche con quella del conto corrente, così ogni documento è sempre abbinato al relativo movimento bancario e consultabile in qualsiasi momento. Puoi condividere l’accesso con il tuo commercialista direttamente dalla piattaforma, senza dover inviare file o recuperare documenti dagli archivi.