Emettere una nota di credito molti mesi dopo la fattura originale, o addirittura nell’anno fiscale successivo, pone una serie di domande concrete: c’è un termine oltre il quale non si può più correggere? L’IVA è comunque recuperabile? E come si registra contabilmente un documento che rettifica un ricavo di un esercizio ormai chiuso?

Le risposte dipendono dal tipo di causa che ha generato la rettifica, dalla distanza temporale e dal regime fiscale applicabile. Questa guida risponde a queste domande caso per caso, con gli esempi pratici necessari per applicare le regole senza incertezze.

I tempi e le regole di emissione

I limiti stabiliti dall’articolo 26

L’articolo 26 del DPR 633/1972 è il riferimento normativo principale per la nota di credito in Italia. Stabilisce che il cedente o il prestatore può emettere una variazione in diminuzione, con il conseguente diritto al recupero dell’IVA già versata, entro un anno dalla data di effettuazione dell’operazione originaria, ma solo al verificarsi di specifiche cause sopravvenute:

• accordo contrattuale tra le parti (per esempio uno sconto successivo alla fattura)

• restituzione totale o parziale della merce

• mancato pagamento in presenza di procedure concorsuali (fallimento, concordato, liquidazione giudiziale)

• risoluzione, rescissione o annullamento del contratto

Se nessuna di queste cause si è verificata e l’anno è già trascorso, la nota di credito può comunque essere emessa, ma senza il diritto al recupero dell’IVA tramite il documento. In quel caso l’imposta si recupera se ne ricorrono le condizioni solo attraverso dichiarazione integrativa.

C’è però un’eccezione importante: se l’errore era già presente nella fattura originale fin dall’emissione (prezzo sbagliato, aliquota errata, quantità diversa dalla realtà), non si tratta di una causa sopravvenuta ma di un errore originario. In questo caso il limite annuale non si applica: la correzione può avvenire in qualsiasi momento e il recupero dell’IVA è possibile tramite nota di credito, indipendentemente da quanti anni siano passati.

La fatturazione per l’anno precedente

Una situazione frequente è quella in cui una fattura emessa a fine anno viene rettificata nei mesi successivi, a esercizio già chiuso. In questo caso la nota di credito porta la data dell’anno in corso, ma si riferisce a un ricavo registrato nell’anno precedente.

Sul piano fiscale non ci sono problemi particolari: la nota di credito produce i suoi effetti nell’anno in cui viene emessa, e l’IVA si porta in detrazione nel periodo di liquidazione corrispondente. Il tema si complica invece sul piano contabile, dove entra in gioco il principio di competenza economica: il ricavo stornato appartiene all’esercizio precedente, ma la rettifica avviene in quello successivo.

Come gestire questo disallineamento è il tema della sezione sulla registrazione contabile più avanti in questa guida.

Il trattamento dell’IVA

Le note di credito con IVA

Quando una nota di credito viene emessa entro i termini e in presenza di una causa ammessa dall’articolo 26, l’IVA indicata nel documento genera un credito verso l’Erario: il cedente ha già versato quell’imposta con la fattura originale e ha diritto a recuperarla.

Il recupero avviene portando l’IVA della nota di credito in detrazione nella liquidazione periodica del mese o trimestre in cui il documento è emesso. Non serve nessuna procedura straordinaria: il credito si scala dall’IVA a debito come qualsiasi altra detrazione.

Ecco qui un esempio:

Le operazioni senza IVA o fuori campo

Non tutte le note di credito coinvolgono l’IVA. Alcune operazioni sono esenti, non imponibili o fuori campo IVA, e le relative note di credito seguono lo stesso regime della fattura originale.

Le casistiche principali:

• Operazioni esenti (art. 10 DPR 633/1972): la nota di credito riporta la stessa esenzione della fattura originale, nessuna IVA da recuperare.

• Operazioni non imponibili: per esempio le esportazioni. La nota di credito incide sul plafond IVA dell’esportatore abituale.

• Fuori campo IVA: la nota di credito storna solo il corrispettivo, senza componente fiscale.

• Reverse charge: l’IVA è stata assolta dal cessionario, non dal cedente. La nota di credito del cedente non riporta IVA; sarà il cessionario a dover rettificare la propria registrazione.

In tutti questi casi è fondamentale che la nota di credito riporti la stessa natura e il codice esenzione della fattura originale, per coerenza nei registri IVA.

La detraibilità per le annualità passate

Se la nota di credito viene emessa nell’anno successivo alla fattura e i termini dell’articolo 26 sono rispettati, l’IVA si detrae normalmente nella liquidazione del periodo corrente. Non serve fare riferimento all’anno di origine dell’imposta.

Se invece i termini sono scaduti e la nota di credito non dà diritto al recupero diretto dell’IVA, l’unica strada è la dichiarazione IVA integrativa relativa all’anno in cui l’imposta è stata versata.

Questa procedura permette di correggere la dichiarazione già presentata e di chiedere il rimborso o riportare a credito l’IVA in eccesso. Va presentata entro il termine di decadenza dell’accertamento (ordinariamente cinque anni), ma è una procedura più lunga e complessa rispetto alla detrazione ordinaria tramite nota di credito.

I casi specifici di emissione

La correzione per errata intestazione

Come accennato, l’errore originario nella fattura non è soggetto al limite annuale. Questo vale anche per le errate intestazioni: se il nome del cliente, la partita IVA o il codice fiscale erano sbagliati fin dall’emissione, la nota di credito può essere emessa anche a distanza di anni.

In pratica è però consigliabile correggere quanto prima, perché un’intestazione errata può creare problemi nella detraibilità dell’IVA per il cliente, che potrebbe vedersi contestare la fattura in sede di controllo.

Le procedure per il mancato pagamento

L’articolo 26 consente l’emissione della nota di credito con recupero dell’IVA in caso di mancato pagamento, ma solo quando il debitore è sottoposto a una procedura concorsuale (fallimento, concordato preventivo, liquidazione giudiziale) o quando il credito è diventato definitivamente inesigibile a seguito di una procedura esecutiva individuale rimasta infruttuosa.

Non basta quindi che la fattura non sia stata pagata: finché non c’è una procedura formale, il credito si considera ancora esigibile e la nota di credito non permette il recupero dell’IVA. Prima di arrivare a questo punto, è utile conoscere le opzioni disponibili per tutelare il credito: la gestione della fattura non pagata prevede strumenti concreti che possono evitare di dover ricorrere alla rettifica fiscale.

Dal 2021, il cedente può emettere la nota di credito già al momento dell’apertura della procedura concorsuale, senza attenderne la conclusione. È una semplificazione importante per le aziende con crediti verso clienti insolventi.

Le regole per il professionista

Per i professionisti (lavoratori autonomi con partita IVA) le regole sono sostanzialmente le stesse, con una particolarità legata al momento di esigibilità dell’IVA. I professionisti applicano spesso la liquidazione IVA per cassa (IVA per cassa), in cui l’imposta diventa esigibile solo al momento del pagamento effettivo. Se la fattura originale non è stata incassata, l’IVA non è mai diventata esigibile e quindi non c’è nulla da recuperare tramite nota di credito.

Se invece l’incasso è avvenuto e la fattura va successivamente stornata, il professionista recupera l’IVA con la nota di credito secondo le regole ordinarie dell’articolo 26.

Un altro aspetto specifico riguarda il momento di competenza della ritenuta d’acconto: se la fattura originale conteneva una ritenuta, lo storno deve gestire anche quella componente in modo coerente con la registrazione originale.

Il reverse charge e lo split payment

Nel reverse charge (inversione contabile), l’IVA è assolta dal cessionario e non dal cedente. Quando il cedente emette una nota di credito, il documento non riporta IVA perché il cedente non ne ha versata. Sarà il cessionario a dover rettificare la propria contabilità, stornando sia l’IVA a debito che quella a credito che aveva registrato al momento di ricevere la fattura originale.

Nello split payment (scissione dei pagamenti), applicabile alle fatture verso la Pubblica Amministrazione, l’IVA non viene incassata dal fornitore ma versata direttamente dall’ente all’Erario. Anche in questo caso, quando si emette una nota di credito, l’IVA indicata nel documento è quella che l’ente avrebbe dovuto versare e che non verserà più. Il cedente non ha nulla da recuperare direttamente, perché quell’IVA non è mai transitata nei suoi conti.

La registrazione contabile

L’imputazione di competenza dell’anno precedente

Quando una nota di credito viene emessa in un esercizio diverso da quello in cui era stata registrata la fattura originale, si pone un problema di competenza economica: il ricavo stornato appartiene all’anno precedente, ma il documento di rettifica porta la data dell’anno in corso.

Sul piano fiscale, come già detto, la nota di credito produce i suoi effetti nell’anno di emissione. Sul piano civilistico e del bilancio, invece, la rettifica dovrebbe idealmente essere imputata all’esercizio a cui si riferisce. Questa distinzione diventa rilevante soprattutto per importi significativi.

In pratica si seguono due approcci a seconda dell’entità dello storno:

• Storno di importo non rilevante: si registra nell’esercizio in corso come componente negativa del reddito, senza distinzioni. L’effetto sul bilancio è trascurabile.
• Storno di importo rilevante: si può imputare al conto sopravvenienze passive (se l’evento è di competenza dell’esercizio precedente) oppure rettificare il bilancio dell’anno precedente se non è ancora stato approvato. In questo caso il principio di competenza economica impone di allineare la registrazione all’esercizio in cui il ricavo era stato rilevato.

Ecco qui un esempio:

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