La fatturazione elettronica è il sistema con cui le fatture vengono emesse in formato digitale XML e trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, che le recapita al destinatario e ne registra il passaggio.
Dal 1° gennaio 2019 è obbligatoria per quasi tutte le operazioni tra soggetti residenti in Italia, e dal 2024 anche per i contribuenti in regime forfettario senza eccezioni di soglia. Non è più ammessa la fattura cartacea o il semplice PDF via email tra soggetti passivi IVA: il documento ha valore fiscale solo se passa dallo SDI. Capire come funziona il flusso, chi è obbligato, quali sono i costi e come si conservano i documenti è essenziale per gestire la contabilità senza errori e senza rischiare sanzioni.
In questa guida vediamo cos’è la fatturazione elettronica, come funziona il sistema, chi deve usarla e come si gestiscono annullamenti e conservazione.
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è l’emissione di una fattura in un formato digitale strutturato, il file XML (eXtensible Markup Language), che sostituisce a tutti gli effetti la fattura cartacea. A differenza di un PDF, che è solo un’immagine del documento, il file XML contiene i dati della fattura in campi codificati e leggibili automaticamente dai sistemi informatici, compresi quelli dell’Agenzia delle Entrate.
Il documento non viene inviato direttamente dal fornitore al cliente, ma transita obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio, una piattaforma pubblica gestita dall’Agenzia delle Entrate che funziona come uno smistatore. Il fornitore trasmette il file allo SDI, che effettua una serie di controlli formali e, se il documento è valido, lo recapita al destinatario. Solo al momento del recapito (o della messa a disposizione) la fattura si considera emessa ai fini fiscali.
In pratica, la fatturazione elettronica trasforma un adempimento che prima era cartaceo in un processo interamente digitale e tracciato. Per l’azienda questo significa meno archivio fisico, ma anche regole tecniche precise da rispettare: un campo compilato male può far scartare l’intero documento.
Come funziona il sistema
Il funzionamento della fatturazione elettronica ruota tutto attorno al Sistema di Interscambio. Il fornitore genera il file XML tramite un software gestionale o un servizio di fatturazione, lo firma quando richiesto e lo trasmette allo SDI tramite uno dei canali ammessi (PEC, servizi web dell’Agenzia, canale accreditato del provider). Da quel momento il processo è automatico.
Lo SDI riceve il file ed effettua i controlli formali: verifica che la partita IVA sia valida, che i campi obbligatori siano compilati, che il codice destinatario esista. Se i controlli vanno a buon fine, lo SDI recapita la fattura al cliente e invia al fornitore una ricevuta di consegna. Se invece qualcosa non torna, lo SDI restituisce una ricevuta di scarto entro cinque giorni, e la fattura si considera non emessa: va corretta e ritrasmessa.
Il fornitore crea la fattura in formato XML tramite software o servizio dedicato.
Il file viene inviato al Sistema di Interscambio tramite PEC, web o canale accreditato.
Lo SDI verifica partita IVA, campi obbligatori e codice destinatario.
Se i controlli passano, la fattura arriva al cliente; altrimenti torna scartata entro cinque giorni.
Il codice destinatario è l’elemento che permette allo SDI di sapere dove consegnare la fattura. È un codice di sette caratteri associato al canale telematico del cliente. In alternativa, se il cliente non ha un codice, si usa la sua PEC. Per i privati senza partita IVA si inserisce un codice convenzionale di sette zeri e la fattura viene messa a disposizione nell’area riservata del Cassetto fiscale.
Il ruolo dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate è il soggetto che gestisce l’intero sistema della fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Non si limita a smistare i documenti: li archivia, li rende disponibili nell’area riservata di ogni contribuente e li utilizza per alimentare i servizi precompilati come i registri IVA e la dichiarazione IVA precompilata.
Questo ruolo centrale ha due conseguenze pratiche per le imprese. La prima è che l’Agenzia ha visibilità in tempo quasi reale su tutte le operazioni tra soggetti passivi, il che rende molto più efficaci i controlli incrociati. La seconda è che ogni fattura transitata dallo SDI è già nelle mani dell’Agenzia, quindi eventuali errori o incongruenze emergono con facilità in sede di verifica.
L’Agenzia mette inoltre a disposizione strumenti gratuiti per chi non usa un software a pagamento: un servizio web per compilare e inviare le fatture, un’app dedicata e una procedura desktop. Sono soluzioni adatte a chi emette pochi documenti, ma diventano poco pratiche quando i volumi crescono.
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è stata il punto di partenza dell’intero sistema: è obbligatoria dal 2014, cinque anni prima dell’estensione ai privati. Chi fornisce beni o servizi a un ente pubblico deve emettere la fattura in formato XML e trasmetterla tramite SDI, indicando il Codice Univoco Ufficio (sei caratteri) che identifica l’ufficio destinatario all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
La fattura verso la PA ha alcune particolarità. La più rilevante è il regime dello split payment, per cui il fornitore espone l’IVA in fattura ma è l’ente pubblico a versarla direttamente all’Erario, pagando al fornitore solo l’imponibile. Inoltre la PA può accettare o rifiutare la fattura entro quindici giorni, una possibilità che non esiste nelle operazioni tra privati, dove lo SDI si limita a recapitare il documento senza che il destinatario possa rifiutarlo.
Per le operazioni con fornitori esteri, infine, l’ente pubblico applica il reverse charge come qualsiasi soggetto passivo, integrando la fattura o emettendo un’autofattura per assolvere l’imposta.
I soggetti obbligati e gli esoneri
Sono obbligati alla fatturazione elettronica quasi tutti i soggetti passivi IVA residenti o stabiliti in Italia, per le operazioni verso altri soggetti passivi (B2B) e verso i consumatori finali (B2C). L’obbligo, partito nel 2019, è stato progressivamente esteso fino a coprire, dal 2024, anche i contribuenti in regime forfettario e in regime di vantaggio, inizialmente esclusi.
Restano esonerati pochissimi casi residuali. Tra questi ci sono alcune operazioni sanitarie verso persone fisiche, per cui vige un divieto di fatturazione elettronica a tutela della privacy dei dati sanitari, e operazioni di soggetti che applicano regimi speciali particolari. Si tratta però di eccezioni circoscritte: la regola generale, ormai, è che la fattura tra titolari di partita IVA deve essere elettronica.
Va ricordato che l’esonero, dove previsto, riguarda solo l’emissione in formato elettronico, non l’obbligo di fatturare in sé. Inoltre, anche un soggetto esonerato dall’emissione resta tenuto a ricevere le fatture elettroniche dai propri fornitori, quindi deve comunque dotarsi di un canale di ricezione (PEC o codice destinatario).
La fatturazione elettronica per i regimi forfettari
I contribuenti in regime forfettario sono soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2024, senza più alcuna soglia di esonero. Fino al 2023 l’obbligo era scattato solo per i forfettari con ricavi sopra i 25.000 €, ma da allora la platea è completa: tutti i forfettari, indipendentemente dal fatturato, emettono fattura elettronica.
La fattura del forfettario ha una particolarità: non espone l’IVA, perché il regime forfettario opera in franchigia d’imposta. Nel file XML si utilizza il codice natura N2.2 (“operazioni non soggette”) e si riporta la dicitura che richiama il regime agevolato ex Legge 190/2014. Il forfettario, inoltre, applica la marca da bollo da 2 € sulle fatture che superano i 77,47 €, assolvendola in modo virtuale tramite il servizio dell’Agenzia delle Entrate.
Anche se i forfettari non gestiscono il reverse charge come cedenti né liquidano l’IVA periodica, l’obbligo di fatturazione elettronica li espone alle stesse regole tecniche degli altri soggetti: file XML corretto, trasmissione allo SDI, conservazione a norma. Per chi parte da zero, un servizio di fatturazione semplice è spesso la scelta più comoda.
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La fatturazione elettronica genera un flusso continuo di documenti in entrata e in uscita che, senza ordine, diventa difficile da controllare.
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Come si annulla una fattura elettronica errata?
Annullare una fattura elettronica errata dipende dal momento in cui ci si accorge dell’errore. Se la fattura è stata scartata dallo SDI, basta correggerla e ritrasmetterla entro cinque giorni, perché non è mai stata emessa. Se invece è già stata recapitata, non si può cancellare: occorre emettere una nota di credito che la storni, e poi eventualmente una nuova fattura corretta. La nota di credito segue lo stesso flusso elettronico, passando dallo SDI.
In che formato si salvano le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche si salvano nel formato XML, lo stesso con cui vengono trasmesse allo SDI. È il file XML, e non un’eventuale stampa o PDF, ad avere valore fiscale: il PDF è solo una rappresentazione leggibile del documento. Per la conservazione a norma il file XML va mantenuto integro e immodificato per dieci anni, insieme alle ricevute dello SDI che ne attestano la trasmissione e il recapito.
Come funziona la conservazione a norma?
La conservazione a norma è il processo che garantisce a una fattura elettronica autenticità, integrità e leggibilità nel tempo, con valore legale per dieci anni. Non basta salvare il file sul computer: serve un sistema di conservazione sostitutiva conforme alle regole tecniche AgID, che applica marca temporale e firma digitale ai documenti. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito previa adesione; in alternativa il servizio è incluso nella maggior parte dei software di fatturazione.
Posso fare una fattura elettronica senza partita IVA?
Emettere una fattura elettronica senza partita IVA non è possibile, perché la fattura è un documento fiscale riservato a chi esercita un’attività d’impresa o professionale con partita IVA. Un privato che effettua una prestazione occasionale non emette fattura, ma una ricevuta per prestazione occasionale, che resta un documento cartaceo o PDF fuori dal circuito SDI. Chi svolge attività in modo abituale, invece, deve aprire la partita IVA e da quel momento è soggetto all’obbligo di fatturazione elettronica.
