La fatturazione elettronica è il sistema obbligatorio con cui imprese e professionisti italiani emettono e ricevono fatture in formato digitale strutturato (XML), trasmettendole attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.
Ogni documento transita per questo canale ufficiale, che lo verifica, lo consegna al destinatario e ne certifica la ricezione: senza questo passaggio, la fattura non ha valore legale. Il destinatario riceve il documento tramite un codice destinatario o una PEC, due canali diversi che portano allo stesso risultato.
In questa guida trovi tutto quello che ti serve per capire come funziona il sistema nel dettaglio, come si emette una fattura e quando va inviata.
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato XML (eXtensible Markup Language) che sostituisce a tutti gli effetti la fattura cartacea. Non si tratta di un PDF né di un documento scannerizzato: è un file strutturato con campi predefiniti, ognuno dei quali contiene un dato specifico come i dati del cedente, i dati del cessionario, la descrizione, gli importi, l’aliquota IVA e così via.
Il formato XML è leggibile dalle macchine in modo automatico, il che permette all’SDI di verificarne la correttezza formale in pochi secondi e ai software gestionali di importare i dati senza ricopiarli a mano. In questo modo si elimina il rischio di errori di trascrizione e si accelera l’intero processo di registrazione contabile.
La differenza tra la fattura cartacea e quella elettronica
La differenza fondamentale non è solo di formato, ma di valore legale e di processo. Una fattura cartacea viene emessa, stampata e consegnata fisicamente o via email al cliente: la sua validità dipende dalla firma del cedente e dalla corretta conservazione del documento originale.
Una fattura elettronica, invece, acquista valore legale solo dopo essere transitata per l’SDI e aver ricevuto la ricevuta di consegna. Non è necessaria nessuna firma fisica: è il passaggio per l’SDI che certifica l’autenticità e la data del documento. Anche la conservazione cambia: non si stampa e non si archivia in cartella, ma si conserva in formato digitale per almeno dieci anni tramite un processo certificato chiamato conservazione sostitutiva.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SdI)
Il Sistema di Interscambio è la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che gestisce il flusso di tutte le fatture elettroniche italiane. Ogni fattura, prima di arrivare al destinatario, deve passare obbligatoriamente per l’SDI, che svolge tre funzioni principali: riceve il file dal mittente, ne verifica la correttezza formale e lo recapita al destinatario.
La verifica dell’SDI è automatica e avviene in pochi secondi. Il sistema controlla che il file XML sia nel formato corretto, che i codici fiscali del cedente e del cessionario esistano nel registro fiscale e che tutti i campi obbligatori siano compilati. Se i controlli vanno a buon fine, l’SDI invia al mittente una ricevuta di consegna e recapita la fattura al destinatario. Se invece trova errori, restituisce il file con una notifica di scarto entro cinque giorni: il mittente ha tempo per correggere e rinviare.
La fattura si considera emessa nel momento in cui l’SDI la accetta, non quando il destinatario la visualizza. Questo è un punto importante ai fini fiscali: anche se il cliente non apre la fattura per giorni, la data di emissione è quella della ricevuta dell’SDI.
Il codice destinatario e il codice SdI
Il codice destinatario è un identificativo alfanumerico di sette caratteri che indica all’SDI dove recapitare la fattura. Ogni software gestionale o provider di fatturazione ha un proprio codice destinatario: inserirlo nella fattura in uscita garantisce che il documento arrivi direttamente nel gestionale del destinatario, senza passaggi manuali.
Ecco qui un esempio di come appare il codice destinatario in una fattura:
Se il destinatario non ha un codice destinatario attivo, si usa il codice generico 0000000 (sette zeri). In quel caso la fattura finisce nel cassetto fiscale del destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate, dove può essere consultata accedendo con le proprie credenziali.
Il codice SdI, invece, è il numero identificativo che l’SDI assegna a ogni fattura in ingresso. Non va confuso con il codice destinatario: il codice SdI è generato dall’SDI stesso e serve come riferimento univoco per tracciare il documento nel sistema.
Il ruolo della PEC nella fatturazione elettronica
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un’alternativa al codice destinatario per ricevere le fatture elettroniche. Invece di un codice a sette caratteri, il mittente inserisce nella fattura l’indirizzo PEC del destinatario: l’SDI, dopo aver verificato il file, lo invia come allegato alla casella PEC indicata.
Il vantaggio della PEC è che non richiede l’attivazione di nessun servizio specifico: basta avere una casella PEC attiva e comunicare l’indirizzo ai propri fornitori. Lo svantaggio è che il file XML arriva come allegato email e deve essere importato manualmente nel gestionale, se si vuole elaborarlo in automatico. Per chi riceve molte fatture, questa operazione manuale diventa rapidamente un collo di bottiglia.
Come fare una fattura elettronica
Per emettere una fattura elettronica ci sono tre strade: il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate, un software gestionale privato o un intermediario accreditato. In tutti i casi il risultato finale è lo stesso: un file XML trasmesso all’SDI.
Come attivare il servizio dell’Agenzia delle Entrate
Il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate è gratuito e accessibile a tutti i titolari di partita IVA. Per attivarlo non serve fare nulla di speciale: basta accedere con SPID, CIE o credenziali Fisconline e il servizio è subito disponibile.
Dal portale puoi creare una fattura compilando un modulo guidato, che genera automaticamente il file XML con i dati inseriti. Il portale gestisce anche la ricezione delle fatture in entrata e la conservazione sostitutiva, se si aderisce al servizio dedicato. Il limite principale è che non si integra con nessun altro strumento: non si collega al conto corrente, non gestisce le scadenze e non offre funzionalità di analisi. È la soluzione giusta per chi emette poche fatture al mese e non ha bisogno di automazione.
La fatturazione elettronica per il regime forfettario
I contribuenti forfettari seguono la stessa procedura di tutti gli altri soggetti IVA per l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche. La differenza sta nel contenuto del documento: le fatture dei forfettari non includono l’IVA, quindi nel campo aliquota si inserisce 0% con il codice natura N2.2 (operazione fuori campo IVA per regime forfettario) e si aggiunge la dicitura di esenzione ai sensi dell’art. 1, commi 54-89 della Legge 190/2014.
I forfettari devono applicare l’imposta di bollo da 2 € su ogni fattura che supera 77,47 €, valorizzando il campo “Bollo” nel file XML con “SI”. Il pagamento del bollo avviene trimestralmente tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.
Un esempio pratico di fattura elettronica
Ecco qui un esempio di fattura elettronica B2B standard in regime ordinario:
Documento XML trasmesso al SDI
Alfa Consulting Srl
Sede Via Roma 10, 20121 Milano
Beta Retail Srl
| Descrizione | Quantità | Prezzo unit. | IVA | Imposta |
|---|---|---|---|---|
| Consulenza gestionale · febbraio 2026 | 1 | 1.500,00 € | 22% | 330,00 € |
Il campo “Tipo documento” è uno dei codici più importanti del file XML: TD01 per la fattura ordinaria, TD04 per la nota di credito, TD24 per la fattura differita. Per le fatture verso la pubblica amministrazione la struttura è la stessa, ma si aggiunge il Codice Univoco Ufficio e si applica il meccanismo della fattura con split payment, che cambia il modo in cui l’IVA viene versata all’Erario.
I programmi per emettere le fatture
Oltre al portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate, sul mercato esistono numerosi software gestionali e piattaforme dedicate alla fatturazione elettronica. La differenza principale rispetto al portale statale è l’automazione: questi strumenti creano il file XML in automatico, inviano la fattura all’SDI, ricevono le notifiche di consegna e importano le fatture in entrata senza intervento manuale.
Un software per la fatturazione integrato permette anche di collegare le fatture ai movimenti del conto corrente, abbinando ogni pagamento ricevuto alla fattura corrispondente e semplificando la riconciliazione bancaria e fatture. Per chi gestisce un volume significativo di documenti, questa automazione elimina ore di lavoro manuale ogni settimana e riduce il rischio di errori.
Gestisci le fatture elettroniche con Sibill
Emettere una fattura è solo il primo passo. Quello che succede dopo richiede che i dati siano già dove servono: quando la fattura entra dall’SDI, su Sibill è subito disponibile per la contabilizzazione, senza che nessuno debba scaricarla, rinominarla o caricarla altrove. I movimenti bancari arrivano in parallelo tramite open banking e il sistema abbina ogni incasso alla fattura corrispondente in automatico.
Il risultato è che lo scadenzario è sempre aggiornato: si vede immediatamente quali fatture sono state pagate, quali sono in attesa e quali scadranno nei prossimi giorni, senza aprire il portale dell’Agenzia delle Entrate, senza incrociare file e senza aspettare che il commercialista aggiorni i registri.
Domande frequenti
Come si effettua la fatturazione elettronica?
Per effettuare la fatturazione elettronica devi creare un file XML nel formato previsto dall’Agenzia delle Entrate, con tutti i campi obbligatori compilati: dati del cedente e cessionario, descrizione, importi, aliquota IVA o codice natura e tipo documento. Il file va inviato all’SDI tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, un software gestionale o un intermediario. L’SDI verifica il file e, se corretto, lo recapita al destinatario e invia la ricevuta di consegna.
Come funziona la fatturazione elettronica in sintesi?
La fatturazione elettronica funziona in quattro passaggi: il cedente crea la fattura in formato XML e la invia all’SDI; l’SDI verifica la correttezza del file e lo recapita al destinatario tramite codice destinatario o PEC; il destinatario riceve la fattura nel proprio gestionale o nel cassetto fiscale; il cedente riceve la ricevuta di consegna che certifica la data di emissione. Tutto il processo avviene in automatico in pochi secondi, senza che i due soggetti si scambino nulla direttamente.
Quando si emette la fattura elettronica: prima o dopo il pagamento?
La fattura elettronica si emette entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, che di norma coincide con la consegna del bene o il completamento della prestazione, indipendentemente dal pagamento. Emettere la fattura prima di ricevere il pagamento è la prassi ordinaria, ma comporta un rischio: se il cliente non paga, la fattura è già stata trasmessa all’SDI e il debito IVA è già maturato. Per questi casi, sapere come gestire una fattura non pagata è importante per tutelare il credito senza perdere tempo.
