La fatturazione elettronica è il sistema obbligatorio in Italia per emettere e ricevere fatture in formato digitale strutturato, tramite il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Ogni fattura viene creata in formato XML, trasmessa all’SDI, validata e consegnata al destinatario, il tutto senza che nessun documento cartaceo cambi di mano. È obbligatoria per la quasi totalità dei titolari di partita IVA italiani nei rapporti tra privati (B2B) e verso la Pubblica Amministrazione (B2G), con alcune eccezioni legate ai regimi fiscali agevolati.
Capire come funziona è importante non solo per rispettare gli obblighi normativi, ma anche per gestire in modo efficiente il ciclo attivo e passivo dell’azienda: una fattura non consegnata correttamente ha effetti diretti sulla liquidità e sui rapporti con i clienti. In questa guida trovi cos’è la fatturazione elettronica, come funziona il processo passo per passo, chi è obbligato, cosa cambia con la Pubblica Amministrazione e quanto costa.
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è la trasmissione di fatture in formato digitale strutturato attraverso un canale certificato dallo Stato. Non si tratta semplicemente di inviare un PDF via email: il documento deve essere creato nel formato XML previsto dalla normativa (FatturaPA per la PA, FatturaB2B per i privati), trasmesso tramite il Sistema di Interscambio e ricevuto dal destinatario attraverso lo stesso canale.
Il processo è completamente dematerializzato: dalla creazione alla conservazione, nessun documento cartaceo è necessario o riconosciuto come equivalente. In questo modo, ogni fattura emessa o ricevuta è tracciabile, verificabile dall’Agenzia delle Entrate in tempo reale e archiviata in modo conforme senza bisogno di interventi manuali.
Per le aziende, questo ha cambiato il modo in cui funziona la gestione del ciclo attivo. Usare un software per la fatturazione che si integra con il Sistema di Interscambio permette di emettere, ricevere e archiviare le fatture in un unico posto, senza dover gestire file XML a mano o accedere manualmente al portale dell’Agenzia delle Entrate per ogni documento.
Come funziona il sistema
Il processo di trasmissione di una fattura elettronica segue sempre lo stesso percorso, indipendentemente dal software usato per crearla.
1° Il primo passaggio è la creazione del documento: la fattura viene compilata con tutti i dati obbligatori (dati del cedente e del cessionario, natura della prestazione, imponibile, aliquota IVA, totale) e salvata nel formato XML previsto dalla normativa.
2° Il secondo passaggio è la trasmissione all’SDI: il file viene inviato al Sistema di Interscambio tramite canale certificato (PEC, canale FTP o API). L’SDI è il punto di transito obbligatorio per tutte le fatture elettroniche italiane.
3° Il terzo passaggio è la validazione: l’SDI verifica che il file sia formalmente corretto, che le partite IVA esistano e che tutti i campi obbligatori siano presenti. Se la verifica va a buon fine, la fattura viene recapitata al destinatario tramite il suo codice destinatario o la sua PEC. Se invece ci sono errori, il sistema restituisce una notifica di scarto entro cinque giorni.
4° Il quarto passaggio è la ricezione e archiviazione: il destinatario riceve la fattura nel proprio cassetto fiscale o nel software gestionale, a seconda di come ha configurato la ricezione. Da quel momento, il documento è disponibile per la contabilizzazione e deve essere conservato per almeno dieci anni in formato digitale conforme.
Il ruolo dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate gestisce il Sistema di Interscambio e mette a disposizione gratuitamente il portale “Fatture e Corrispettivi” per chi vuole emettere e ricevere fatture senza usare un software esterno. Tramite questo portale è possibile compilare manualmente le fatture, visualizzare quelle ricevute nel cassetto fiscale e accedere ai registri delle trasmissioni.
Oltre alla funzione di canale di trasmissione, l’Agenzia delle Entrate usa i dati dell’SDI per il pre-compilato IVA e per i controlli incrociati sulle dichiarazioni fiscali. Ogni fattura trasmessa è quindi immediatamente disponibile per le verifiche fiscali, il che rende ancora più importante che i dati inseriti siano corretti fin dalla prima emissione.
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è stata la prima a diventare obbligatoria in Italia, dal 2014 per i ministeri e dal 2015 per tutti gli enti pubblici. Si usa il formato FatturaPA e richiede il codice univoco ufficio del destinatario, reperibile sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Un aspetto fiscale specifico dei rapporti con la PA riguarda il meccanismo di scissione dei pagamenti dell’IVA, più noto come split payment: l’IVA indicata in fattura non viene pagata al fornitore, ma versata direttamente all’Erario dall’ente pubblico. Di conseguenza, il fornitore incassa solo l’imponibile e deve tenerne conto nella gestione della liquidità, perché riceverà meno di quanto mostra il totale fattura.
I soggetti obbligati e gli esoneri
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia per tutti i titolari di partita IVA residenti o stabiliti nel territorio nazionale, sia nei rapporti tra imprese (B2B) che nei rapporti con i consumatori finali (B2C) e con la Pubblica Amministrazione (B2G).
Sono esonerati dalla fatturazione elettronica obbligatoria i soggetti che effettuano operazioni sanitarie nei confronti di persone fisiche, per ragioni di tutela della privacy dei dati sanitari. Fanno eccezione anche alcune categorie specifiche di operazioni per cui vige un regime speciale.
Per quanto riguarda i costi di adozione, vale la pena inquadrarli nell’ambito della gestione dei costi aziendali complessiva: l’investimento in un software gestionale per la fatturazione riduce il tempo dedicato all’amministrazione e abbassa il rischio di errori, con un impatto positivo sulla liquidità nel medio periodo.
La fatturazione elettronica per i regimi forfettari
I contribuenti in regime forfettario sono stati inclusi nell’obbligo di fatturazione elettronica in modo graduale. Dal 1° luglio 2022 l’obbligo è scattato per chi aveva ricavi superiori a 25.000 € nell’anno precedente; dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è esteso a tutti i forfettari, senza soglie di fatturato.
Per i forfettari, la fattura elettronica non deve riportare l’IVA (il regime prevede esenzione dall’applicazione dell’imposta) e deve includere la dicitura relativa al regime fiscale applicato. Oltre a questo, deve riportare il codice di esenzione corretto nel campo apposito del tracciato XML. Questi dettagli tecnici rendono utile affidarsi a un software che gestisca automaticamente la compilazione dei campi normativi, riducendo il rischio di scarto da parte dell’SDI.
Gestisci le fatture elettroniche con Sibill
Con Sibill, le fatture elettroniche entrano in piattaforma direttamente dall’SDI nel momento in cui vengono emesse o ricevute, senza che nessuno debba caricarle manualmente. Ogni documento è disponibile per la contabilizzazione in tempo reale, insieme ai movimenti bancari sincronizzati tramite open banking.
Questo è il punto in cui la fatturazione elettronica smette di essere solo un obbligo e diventa uno strumento di gestione: quando ogni fattura è già abbinata al movimento bancario corrispondente attraverso la riconciliazione bancaria e fatture, lo scadenzario mostra in tempo reale cosa è già incassato, cosa è in attesa e cosa è scaduto, senza dover aprire file o incrociare dati a mano.
Per chi vuole valutare i piani disponibili, i piani tariffari per la gestione finanziaria sono consultabili direttamente sul sito.
Domande frequenti
Come si annulla una fattura elettronica errata?
Per annullare una fattura elettronica errata bisogna distinguere due situazioni. Se la fattura è già stata accettata dall’SDI, non si può cancellare ma si annulla emettendo una nota di credito (documento TD04) che storna l’importo originale. Se invece la fattura è stata scartata dall’SDI, non ha mai avuto valore fiscale e si può semplicemente correggere e ritrasmettere. In entrambi i casi, la fattura originale rimane visibile nel cassetto fiscale insieme al documento rettificativo.
In che formato si salvano le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche si salvano nel formato XML (eXtensible Markup Language), con estensione .xml o .p7m nel caso in cui il file sia firmato digitalmente. Non è possibile usare PDF, Word o altri formati: solo il file XML trasmesso tramite SDI ha valore fiscale. La maggior parte dei software gestionali permette di visualizzare il file in formato leggibile, ma il documento originale resta sempre in XML.
Come funziona la conservazione a norma?
La conservazione a norma delle fatture elettroniche funziona attraverso un processo certificato che garantisce l’integrità, l’autenticità e la leggibilità del documento nel tempo. Deve durare almeno dieci anni e avvenire secondo le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle linee guida AgID. Il portale dell’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione per le fatture transitanti dall’SDI, attivabile con apposita adesione. In alternativa, molti software gestionali includono la conservazione a norma nel proprio servizio.
Posso fare una fattura elettronica senza partita IVA?
No, non è possibile fare una fattura elettronica senza partita IVA. La fattura è un documento fiscale riservato ai soggetti che esercitano un’attività economica in modo abituale e sono quindi titolari di partita IVA. Chi non ce l’ha può emettere ricevute o altri documenti commerciali, ma non fatture nel senso fiscale del termine. Aprire una partita IVA è il prerequisito necessario per chiunque voglia fatturare in modo regolare.
