Sollecito fattura non pagata: cos’è è quando farlo?

Nella tua esperienza di imprenditore  o libero professionista, ti sarà capitato di avere emesso una fattura e di non aver ricevuto il pagamento corrispettivo entro i termini stabiliti. 

Quando questo fenomeno si verifica frequentemente, il pericolo che la solidità finanziaria dell’ azienda venga meno si accentua. Come si evita, allora, il rischio di insoluti? Come si sollecita il cliente a conseguire il pagamento, senza rovinare il rapporto? Una strada da percorrere, prima di procedere con azioni legali, è quella del sollecito di pagamento. In questo articolo tratteremo le modalità di redazione del suddetto sollecito e le tempistiche con le quali è opportuno inviarlo.

Cos’ è il sollecito di pagamento

Iniziamo da una semplice definizione. Il sollecito di pagamento è un’ azione formale intrapresa dall’ azienda creditrice, volta a richiedere il saldo dovuto al cliente che non ha rispettato i termini di pagamento contrattuali per una fattura emessa.

Questa comunicazione può essere presentata sotto forma di e-mail o lettera e ha l’ obiettivo di ricordare al cliente il suo obbligo di effettuare il pagamento e sollecitarlo, quindi, ad agire in tempo. In pratica, il sollecito di pagamento può includere informazioni dettagliate sulla fattura scaduta, come la data di emissione, l’ importo dovuto e il numero di riferimento della fattura. Il documento può anche fornire istruzioni chiare su come effettuare il pagamento, inclusi i metodi di pagamento accettati e gli eventuali dettagli bancari necessari per procedere.

Il tono della comunicazione può variare a seconda della politica aziendale e della gravità del ritardo di pagamento: il nostro consiglio è quello di mantenere un tono professionale e cortese, che miri a mantenere una buona relazione commerciale con il cliente mentre si riafferma la necessità del pagamento.

Quando è necessario inviare un sollecito di pagamento

In questi casi, la tempestività è tutto. Tuttavia, prima di giungere a conclusioni affrettate, cerca di vagliare tutte le possibili cause che potrebbero aver portato al mancato pagamento entro i tempi concordati. Controlla che non ci siano errori nella fattura, telefona al cliente per comprendere se si è trattato di una semplice dimenticanza o se, per esempio, stia affrontando una momentanea crisi di liquidità

Dopodiché, qualora non ci fosse alcun riscontro positivo, potrai procedere con l’ invio della lettera o e-mail di sollecito pagamento, certo di aver fatto il possibile per incontrare le necessità del cliente.

Come scrivere un sollecito di pagamento efficace

In uno dei precedenti paragrafi, abbiamo sottolineato l’ importanza di mantenere un tono cortese, per quanto autorevole. Inoltre, il sollecito dovrà seguire queste semplici accortezze:

  • invia la comunicazione tramite raccomandata o posta elettronica certificata PEC;
  • indica a chiare lettere l’ importo da saldare;
  • inserisci un riferimento preciso al numero della fattura non saldata o a un eventuale contratto tra le parti;
  • specifica le modalità di pagamento accettate.

Azioni successive al primo sollecito in caso di mancato pagamento

Se dopo il primo sollecito, il pagamento non va a buon fine, si può procedere all’ invio di un secondo sollecito. Può seguire anche un terzo sollecito, più incisivo. Durante tutto l’ iter, ti consigliamo di tenere traccia delle comunicazioni e registrare qualsiasi risposta o azione intrapresa dal cliente.

Le lettere di sollecito dei pagamenti hanno, infatti, un importante valore legale. Qualora, dopo i numerosi solleciti, dovessi decidere di procedere per via giudiziaria o tramite decreto ingiuntivo, sappi che il primo invio interrompe il periodo di prescrizione entro il quale si può recuperare il credito che equivale a dieci anni nel caso di aziende. Inoltre, gli interessi di mora sono calcolabili a partire dal giorno di invio della prima lettera di sollecito.

Per concludere 

L’ insoluto, specialmente se riflette importi consistenti, può creare difficoltà in termini di liquidità. In quest’  ottica, il sollecito per una fattura non pagata concorre a preservare la solidità finanziaria dell’  azienda. Agendo celermente, in modo professionale e rispettoso, è possibile migliorare le probabilità di recupero dei fondi e mantenere una relazione positiva con il cliente.

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