La nota di credito è il documento fiscale che serve a rettificare, in tutto o in parte, una fattura già emessa verso un cliente: si usa quando l’importo era sbagliato, quando parte della merce viene restituita, quando viene applicato uno sconto a posteriori o quando un contratto non va a buon fine.

Il meccanismo è semplice in teoria, ma ogni rettifica ha conseguenze dirette sull’IVA, sui registri contabili e sulla liquidità, quindi un documento emesso in modo scorretto o fuori tempo può creare problemi fiscali concreti. Riguarda qualunque azienda o professionista con partita IVA che emette fatture: prima o poi capita di dover correggere un documento già inviato.

In questa guida trovi quando è obbligatorio emetterla, come compilarla correttamente in formato elettronico e cosa fare quando sei tu a riceverla.

Che cos’è una nota di credito

Il significato del documento in fatturazione

La nota di credito, tecnicamente chiamata variazione in diminuzione, è un documento contabile e fiscale che il cedente o il prestatore emette per correggere al ribasso una fattura precedentemente emessa. In linguaggio più diretto: se hai fatturato troppo, hai fatturato qualcosa di sbagliato o devi riconoscere un rimborso al cliente, la nota di credito è lo strumento che ti permette di farlo in modo tracciabile e fiscalmente regolare.

Dal punto di vista del ciclo attivo, cioè quello delle vendite, la nota di credito annulla o riduce un credito che l’azienda vantava nei confronti di un cliente. Dal punto di vista del ciclo passivo, cioè quello degli acquisti, chi riceve una nota di credito vede ridursi un debito verso un fornitore.

Il documento deve contenere il riferimento alla fattura originale che si intende rettificare, l’importo oggetto di variazione, l’IVA corrispondente e la causale che motiva l’emissione. Senza questi elementi, il documento non è valido ai fini fiscali.

La differenza tra la nota di credito e la nota di debito

Nota di credito e nota di debito sono due strumenti opposti. La prima si emette per ridurre un importo già fatturato; la seconda per aumentarlo.

La nota di credito viene emessa dal fornitore quando deve restituire denaro o riconoscere uno sconto al cliente. La nota di debito, invece, viene emessa quando una fattura originale non ha coperto tutto l’importo dovuto, per esempio perché sono emersi costi aggiuntivi dopo la consegna, o perché è stato applicato un prezzo errato per difetto. In quel caso, il fornitore emette una nota di debito per richiedere l’integrazione dell’importo mancante.

La confusione tra i due documenti è comune, ma la distinzione è semplice: se la rettifica porta il saldo a favore del cliente, si usa la nota di credito; se la rettifica porta il saldo a favore del fornitore, si usa la nota di debito.

Quando si deve emettere una nota di credito

Lo storno totale per una errata fatturazione

Lo storno totale avviene quando una fattura deve essere annullata completamente. Le casistiche più frequenti sono: un errore nell’intestazione del cliente, un importo calcolato in modo sbagliato, l’indicazione di un’aliquota IVA errata, o la fatturazione di beni e servizi che non sono stati effettivamente forniti.

In questi casi, la nota di credito deve replicare esattamente l’importo della fattura originale, sia la base imponibile sia l’IVA, in modo da azzerare completamente il documento precedente. Sul piano pratico, il fornitore emette poi una nuova fattura corretta.

Ecco qui un esempio:

Alfa Manufacturing Srl emette una fattura da 5.000 € + IVA a un cliente per una fornitura di componenti. In fase di verifica, scopre di aver applicato l’aliquota del 22% invece del 10% previsto per quella categoria merceologica.

Emette una nota di credito per 5.000 € + IVA al 22%, annullando l’intera fattura, e ne emette una nuova con l’aliquota corretta.

Operazioni di questo tipo richiedono poi un controllo accurato per far combaciare i documenti con i movimenti sul conto corrente: è qui che entra in gioco la riconciliazione bancaria.

L’emissione di una nota di credito parziale

Quando l’errore o la rettifica riguarda solo una parte della fattura, si emette una nota di credito parziale. In questo caso, il documento riporta solo l’importo da rettificare, non l’intero valore fatturato.

Le situazioni tipiche includono: uno sconto concordato dopo l’emissione della fattura, la restituzione di una parte della merce, un servizio erogato in misura inferiore rispetto a quanto pattuito, o un reso parziale di prodotti difettosi.

Ecco qui un esempio:

Beta Consulting Spa fattura 3.000 € + IVA per una consulenza, ma il cliente restituisce materiali accessori del valore di 400 € + IVA. Beta emette una nota di credito parziale da 400 € + IVA, lasciando valida la quota restante della fattura originale.

Le regole dell’Agenzia delle Entrate sui tempi di emissione

L’articolo 26 del DPR 633/1972 disciplina i tempi e le condizioni per emettere una nota di credito con recupero dell’IVA. La regola generale è che la variazione in diminuzione può essere emessa, con il conseguente recupero dell’IVA versata, entro un anno dalla data di effettuazione dell’operazione originaria, ma solo in presenza di cause sopravvenute previste dalla normativa: accordo tra le parti, restituzione di beni, mancato pagamento in caso di procedure concorsuali.

Se invece la rettifica è dovuta a un errore originario nella fattura (prezzo sbagliato, aliquota errata, quantità diversa da quella consegnata), non esiste un termine annuale: la nota di credito può essere emessa anche successivamente, purché l’errore sia documentabile e l’IVA già versata venga recuperata tramite dichiarazione integrativa o nota di variazione.

Un aspetto da non trascurare riguarda le procedure concorsuali: a partire dal 2021, il cedente può emettere nota di credito già dall’apertura della procedura, senza dover attendere la conclusione.

Guida pratica su come fare una nota di credito

Chi deve emettere il documento

La nota di credito viene sempre emessa dal soggetto che ha emesso la fattura originale, ovvero il fornitore. È il cedente o il prestatore, e non il cliente, che ha l’obbligo di rettificare il documento nel rispetto delle norme IVA.

Fanno eccezione le procedure di autofattura e le operazioni in reverse charge, dove le regole si invertono. Ma nel ciclo di fatturazione ordinario, la responsabilità dell’emissione è sempre del fornitore.

Il cliente non emette note di credito: può al massimo sollecitare il fornitore a emetterle, oppure emettere una nota di debito nei confronti del fornitore in casi specifici previsti dalla normativa.

Cosa scrivere nella descrizione e la causale

La causale è uno degli elementi più importanti della nota di credito, perché giustifica la variazione agli occhi dell’Agenzia delle Entrate e chiarisce il motivo del documento in caso di controllo.

Le causali più comuni sono:

• Rettifica per errore materiale: importo, aliquota o dati cliente sbagliati nella fattura originale.
• Variazione per restituzione parziale o totale di merce
• Variazione per restituzione di merce: parziale o totale, da parte del cliente.
• Sconto commerciale a posteriori: riconosciuto al cliente dopo l’emissione della fattura
• Risoluzione contrattuale: annullamento dell’accordo che ha generato l’operazione originaria.

Nella descrizione del documento è buona pratica indicare sempre il numero e la data della fattura originale a cui si riferisce la nota di credito. Questa informazione non è sempre obbligatoria dal punto di vista normativo, ma è indispensabile per una gestione contabile ordinata e per facilitare l’abbinamento documentale in caso di controllo.

Come compilare la fattura elettronica per la nota di credito

Nel sistema della fatturazione elettronica, la nota di credito si emette come una normale fattura elettronica, con la differenza che il tipo documento da indicare nell’XML è TD04 (nota di credito) invece di TD01 (fattura ordinaria).

I passaggi principali sono:

1. Selezionare il tipo documento TD04 nel proprio software di fatturazione

2. Inserire i dati del cliente (stessi della fattura originale)

3. Indicare nella descrizione il numero e la data della fattura oggetto di storno

4. Riportare l’importo con segno negativo o positivo a seconda del software: il tipo TD04 indica già che si tratta di una variazione in diminuzione

5. Specificare la causale

6. Inviare il file XML al Sistema di Interscambio (SDI) come per qualsiasi altra fattura elettronica

Un software di fatturazione dedicato semplifica notevolmente questi passaggi, guidando la compilazione e gestendo automaticamente l’invio allo SDI senza dover costruire manualmente il file XML.

La gestione del documento per chi lo riceve

Come riscuotere una nota di credito

Quando ricevi una nota di credito da un fornitore, hai sostanzialmente due opzioni per utilizzarla: compensarla con una fattura ancora da pagare allo stesso fornitore, oppure richiederne il rimborso in denaro.

La scelta dipende dall’accordo con il fornitore e dalla situazione specifica. Se hai altre fatture aperte nei confronti dello stesso soggetto, la soluzione più semplice e rapida è la compensazione: il credito derivante dalla nota viene scalato dal debito esistente. In mancanza di fatture aperte, puoi invece richiedere il rimborso diretto.

Dal punto di vista contabile, la nota di credito ricevuta va registrata come riduzione del debito verso il fornitore (o come credito, se il saldo è già zero). Gestire bene questi movimenti fa parte di una corretta gestione di incassi e pagamenti, perché un credito non tracciato si traduce facilmente in liquidità persa.

I tempi di rimborso per la restituzione del denaro

Non esiste una normativa che imponga un termine fisso per il rimborso di una nota di credito. I tempi dipendono dall’accordo commerciale tra le parti e, in mancanza di pattuizioni specifiche, si applicano le regole generali sui pagamenti commerciali previste dal D.Lgs. 231/2002, che fissa il termine ordinario a 30 giorni dalla data del documento, salvo diverso accordo scritto.

In pratica, è sempre preferibile definire i tempi di rimborso al momento in cui si concorda l’emissione della nota di credito, soprattutto per importi significativi. In assenza di accordo e in caso di ritardo, il creditore ha diritto agli interessi di mora automatici, nella misura stabilita dalla Banca d’Italia per il semestre di riferimento.

Gestisci le note di credito con Sibill

Su Sibill puoi collegare le note di credito direttamente alle fatture corrispondenti, così la tua situazione finanziaria resta sempre precisa e aggiornata. Il sistema gestisce due scenari distinti.

Se hai già sincronizzato il movimento bancario, selezionalo, clicca su + nella finestra laterale e associa sia la fattura sia la nota di credito. Quando la somma coincide con l’importo del movimento, il totale da riconciliare risulta automaticamente 0 €.

Se invece il movimento non è ancora sincronizzato, parti dalla sezione Scadenze: seleziona la nota di credito, vai su Documento in alto a destra e aggiungi la fattura nella sezione Documenti collegati.

Entrambi i documenti vengono segnati come saldati. Se la nota di credito copre solo una parte dell’importo, Sibill genera automaticamente una nuova scadenza per il residuo, senza che tu debba fare nulla a mano.

Domande frequenti