Prima Nota: guida per capire cos’è e come si compila

Prima nota

Chi gestisce la contabilità di un’impresa sa bene quanto compilare la prima nota sia importante per tenere in ordine i conti, registrando entrate e uscite correttamente.
Ecco una guida che spiega nel dettaglio
cos’è la prima nota e come si compila.

Prima nota definizione e perché è importante

Che cos’è la prima nota?

Non è altro che un documento contabile non obbligatorio in cui vengono registrate tutte le operazioni e i movimenti finanziari di un’attività. Sebbene redigere questo registro non sia un obbligo di legge, è comunque un processo consigliato per tenere traccia dei movimenti economici aziendali ed evitare errori che potrebbero far incorrere in sanzioni. 

Entrando più nel dettaglio, si distinguono due tipi di prima nota:

  • Prima nota cassa, nella quale sono riportate solo movimentazioni in denaro contante;
  • Prima nota banca, detta anche prima nota fuori cassa, in cui vengono registrate tutte le restanti operazioni.

In sintesi, la prima nota si rivela uno strumento utile per preparare efficacemente le scritture contabili all’interno del libro giornale, che è richiesto per legge. Inoltre, la prima nota agevola anche la compilazione dei registri IVA, regolati dal D.P.R. n. 633/1972.
In caso di difficoltà, infine, può essere utilizzata come mezzo di difesa del contribuente.

Come e quando compilare la prima nota

La prima nota è un registro in formato tabellare, quindi a ogni riga corrisponde un’entrata o un’uscita.
Gli eventi di gestione esterna devono essere riportati in ordine cronologico, in modo da tenere sotto controllo i flussi finanziari dell’azienda. In particolare, le informazioni che è buona norma includere sono:

 

  • Data
  • Descrizione della natura del movimento (“Entrata” o “Uscita”)
  • Riferimento o numero del documento contabile 
  • Importo
  • Note (una descrizione più dettagliata del movimento)
  • Saldo al termine di ogni operazione
  • Partite fuori cassa (sono voci opzionali e includono movimentazioni non in denaro contante, come i bonifici)

     

Le operazioni da includere, affinché la prima nota sia il più possibile completa, sono:

 

  • Incasso dei corrispettivi giornalieri relativi a fatture o ricevute emesse
  • Pagamento di fatture, retribuzioni e altri tipi di costo (come l’affitto di un locale o un bollo)
  • Prelievo o versamento bancario 
  • Pagamento di imposte e tasse (come F23, F24)
  • Erogazione di un finanziamento

 

Ma ogni quanto va compilata la prima nota? 

Per essere certi di non commettere errori e avere sempre sotto controllo i flussi di cassa, è consigliato compilarla ogni giorno; tuttavia, non essendo obbligatoria, può essere gestita anche in maniera differente.

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A chi consegnare la prima nota

Oltre ad essere uno strumento utile per monitorare e gestire il proprio business, la prima nota è un documento che andrebbe inviato periodicamente al proprio commercialista, che la integrerà con le altre operazioni di gestione riferite allo stesso periodo di rendicontazione.

Assieme a questo documento è importante trasmettere: lista delle fatture emesse, lista delle fatture di acquisto ricevute, altri documenti come buste paga e estratti conto. 

Compilare la prima nota correttamente è il primo passo per aiutare sia l’impresa, che il commercialista!

Strumenti per fare la prima nota contabile

Esistono tre diversi modi per compilare la prima nota:

  • Moduli cartacei. Le aziende possono utilizzare formulari cartacei con tabelle già pronte da compilare. Si tratta però di un metodo adatto principalmente ad attività che non gestiscono flussi di operazioni abbondanti, in quanto più soggetto ad errori di compilazione e calcolo.
  • Excel. La soluzione più diffusa ad oggi è la prima nota compilata con Excel, grazie al vantaggio, rispetto ai moduli cartacei, di poter produrre un documento digitalizzato che può essere condiviso facilmente. Inoltre, le formule permettono di effettuare i calcoli in maniera automatica, rendendo più semplice gestire entrate e uscite.‍

  • Software dedicati. Sono sempre di più le imprese che scelgono di affidarsi a software dedicati alla gestione della tesoreria aziendale, come Sibill. Con questi strumenti è possibile monitorare costantemente e in tempo reale il flusso di cassa e dunque rendere la compilazione prima nota più semplice, risparmiando molto tempo prezioso e minimizzando il rischio di errori manuali.

     

Con Sibill, ad esempio, bastano cinque minuti per collegare i propri conti bancari e strumenti contabili e avere visibilità di saldi e movimenti in un unico posto.

Inoltre, recuperando automaticamente i tuoi movimenti futuri, Sibill fa una previsione di cassa in pochi istanti, permettendo alle aziende di anticipare eventuali problemi di liquidità o identificare opportunità d’ investimento.

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