L’obbligo di fatturazione elettronica impone a imprese e professionisti italiani di emettere e ricevere le fatture esclusivamente in formato digitale strutturato (XML), attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

La normativa è entrata in vigore progressivamente: dal 2019 per i soggetti in regime ordinario, fino al 2024 quando l’obbligo è stato esteso a tutti i forfettari senza eccezioni. Non rispettarlo espone a sanzioni amministrative e alla possibilità che la fattura non venga considerata valida ai fini fiscali.

In questa guida trovi un quadro completo e aggiornato su chi è obbligato, quali operazioni sono esenti e cosa cambia per le diverse categorie di contribuenti.

Da quando è in vigore l’obbligo

L’obbligo di fatturazione elettronica in Italia è stato introdotto per gradi, con un’estensione progressiva delle categorie coinvolte

• Il 1° gennaio 2019 è scattato l’obbligo per tutti i soggetti IVA in regime ordinario, con l’eccezione di alcune categorie specifiche esonerate per ragioni di riservatezza o per la natura delle prestazioni rese, come medici, psicologi e altri operatori sanitari tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.

• Dal 1° luglio 2022 l’obbligo è stato esteso ai contribuenti in regime forfettario e ai soggetti in regime di vantaggio con ricavi o compensi superiori a 25.000 € nell’anno precedente.

• Dal 1° gennaio 2023 è diventato obbligatorio anche per i forfettari sotto quella soglia, con un periodo transitorio.

• Dal 1° gennaio 2024, infine, l’obbligo vale per tutti i soggetti IVA senza distinzione di regime o volume di ricavi.

I soggetti obbligati all’emissione

Oggi sono tenuti alla fatturazione elettronica tutti i soggetti titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, indipendentemente dal regime fiscale adottato e dal volume di affari. Questo include società di capitali, società di persone, ditte individuali e liberi professionisti di qualsiasi categoria.

Le società e i liberi professionisti

Per le società e i professionisti in regime ordinario, l’obbligo non riguarda solo le fatture emesse verso altri soggetti IVA (B2B) ma anche quelle verso i consumatori finali (B2C). In quest’ultimo caso, la fattura viene trasmessa all’SDI e poi messa a disposizione del cliente nel suo cassetto fiscale, oppure consegnata in copia cartacea o via email su richiesta.

Dotarsi di un software di fatturazione adeguato non è solo una questione di comodità: è il modo più sicuro per rispettare le specifiche tecniche richieste dall’Agenzia delle Entrate, evitare scarti e gestire in automatico l’archiviazione sostitutiva dei documenti.

Gli obblighi verso la pubblica amministrazione

Le fatture destinate alle pubbliche amministrazioni seguono regole più stringenti rispetto alle normali fatture B2B. L’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA è in vigore dal 2014 per le amministrazioni centrali e dal 2015 per tutti gli enti pubblici locali, quindi precede di diversi anni l’obbligo generalizzato.

Per emettere una fattura verso un ente pubblico è obbligatorio indicare il Codice Univoco Ufficio (CUU), un identificativo di sei caratteri che specifica l’ufficio destinatario all’interno dell’ente. Senza questo dato, l’SDI non è in grado di recapitare il documento.

C’è poi una particolarità fiscale che distingue le operazioni con la PA da quelle con i privati: quasi tutte le forniture verso enti pubblici sono soggette al meccanismo della fattura con split payment. In questo caso l’ente paga solo l’imponibile e versa l’IVA direttamente all’Erario, senza che il fornitore la incassi. Di conseguenza, chi lavora prevalentemente con la PA deve tenerne conto nella pianificazione della liquidità, perché l’IVA a credito si accumula senza corrispondenti entrate.

Gli obblighi di fatturazione elettronica per i forfettari

I contribuenti in regime forfettario sono obbligati alla fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2024, senza soglie di ricavi o eccezioni legate all’anno di apertura della partita IVA.

Per chi era già in attività prima del 2024 e non aveva ancora fatto il passaggio, l’adeguamento ha richiesto di dotarsi di un canale di trasmissione all’SDI e di aggiornare il formato delle fatture da PDF o cartaceo a XML.

I forfettari hanno caratteristiche specifiche che si riflettono anche sulle fatture elettroniche. Non addebitano l’IVA al cliente, quindi le loro fatture riportano la dicitura di esenzione ai sensi dell’art. 1, commi 54-89 della Legge 190/2014. Applicano invece l’imposta di bollo da 2 € su ogni fattura che supera 77,47 €, poiché le loro operazioni sono fuori dal campo IVA. Infine, non possono detrarre l’IVA sugli acquisti, il che semplifica la gestione contabile ma non elimina l’obbligo di trasmissione telematica.

Le operazioni esenti secondo l’articolo 10

Non tutte le operazioni soggette a IVA richiedono una fattura elettronica standard. L’articolo 10 del DPR 633/72 elenca una serie di operazioni esenti da IVA per le quali l’obbligo di fatturazione elettronica rimane, ma la natura del documento cambia rispetto alle operazioni ordinarie.

Le principali categorie di operazioni esenti includono le prestazioni sanitarie rese da medici e strutture ospedaliere, le operazioni finanziarie e assicurative, le locazioni di immobili a uso abitativo, le prestazioni educative e formative rese da istituti riconosciuti e alcune operazioni legate al credito da parte di enti non commerciali.

Per queste operazioni la fattura va comunque emessa in formato elettronico e trasmessa all’SDI, ma riporterà la natura dell’esenzione nel campo corrispondente del file XML. L’esenzione non significa esonero dall’obbligo di emissione: significa solo che l’operazione non genera IVA a debito per il cedente.

Ci sono poi le operazioni escluse dal campo IVA per mancanza del presupposto territoriale, come le prestazioni rese a committenti esteri ai sensi dell’art. 7-ter. In alcuni di questi casi, invece della normale fattura elettronica, può essere necessario emettere un’autofattura, ad esempio per regolarizzare acquisti di servizi da fornitori esteri in regime di inversione contabile.

Gestisci gli obblighi di fatturazione con Sibill

Rispettare gli obblighi di fatturazione elettronica non significa solo trasmettere il file XML all’SDI. Significa anche sapere, in ogni momento, quali fatture sono state incassate, quali sono ancora aperte e quali scadono nei prossimi giorni: informazioni che il portale dell’Agenzia delle Entrate non fornisce in modo operativo.

Sibill collega la gestione delle fatture elettroniche con quella dei movimenti del conto corrente: ogni fattura emessa viene abbinata automaticamente al relativo incasso tramite riconciliazione automatica, così lo scadenzario mostra in tempo reale lo stato di ogni documento senza dover incrociare dati a mano. Il commercialista accede agli stessi dati direttamente dalla piattaforma, senza scambi manuali di file.

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