La fatturazione elettronica è il sistema con cui imprese e professionisti italiani emettono e ricevono fatture in formato digitale strutturato (XML), trasmettendole obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Ogni documento deve rispettare specifiche tecniche precise: campi obbligatori, codici natura IVA, dati del destinatario e struttura del file sono tutti elementi che, se compilati in modo errato, portano allo scarto automatico della fattura. Dal 1° aprile 2025 sono inoltre entrate in vigore nuove regole che hanno aggiornato alcuni codici e obblighi di compilazione.
In questa guida trovi tutto quello che ti serve per capire come funziona il sistema, come si compila una fattura elettronica e cosa cambia con le ultime novità normative.
Come funziona la fatturazione elettronica
Il processo di fatturazione elettronica segue sempre lo stesso percorso, indipendentemente dal software o dal canale che usi.
Il punto di partenza è la creazione del file XML. La fattura non è un PDF né un documento Word: è un file strutturato che segue il formato tecnico definito dall’Agenzia delle Entrate, con campi specifici per ogni tipo di dato (cedente, cessionario, natura dell’operazione, aliquota IVA, importi e così via). Questo file viene poi firmato digitalmente, in modo automatico se usi un software gestionale, e inviato all’SDI.
L’SDI riceve il file ed esegue una serie di controlli formali: verifica che il formato sia corretto, che i codici fiscali esistano nel registro fiscale e che i campi obbligatori siano tutti compilati. Se i controlli vanno a buon fine, l’SDI recapita la fattura al destinatario e ti invia una ricevuta di consegna. Se invece trova errori, ti restituisce il file con una notifica di scarto entro cinque giorni, e puoi procedere alla correzione e al reinvio.
Il destinatario riceve la fattura nel proprio cassetto fiscale sul portale dell’Agenzia delle Entrate, oppure direttamente nel suo software gestionale se ha configurato un codice destinatario o una PEC dedicata. La fattura è considerata emessa nel momento in cui viene accettata dall’SDI, non quando arriva al destinatario.
Un esempio di fattura elettronica
Documento XML trasmesso al SDI
Alfa Consulting Srl
Sede Via Roma 10, 20121 Milano
Beta Retail Srl
Sede Via Torino 5, 10100 Torino
| Descrizione | Quantità | Prezzo unit. | IVA | Imposta |
|---|---|---|---|---|
| Consulenza strategica | 1 | 2.000,00 € | 22% | 440,00 € |
Ci sono poi situazioni in cui il documento non viene emesso dal fornitore ma dall’acquirente stesso. È il caso degli acquisti di servizi da fornitori esteri in regime di inversione contabile, dove è necessario compilare un’autofattura per regolarizzare l’operazione ai fini IVA. In questi casi il file XML segue la stessa struttura di base, ma cambia il tipo di documento e i codici da utilizzare.
Le regole e le novità normative
La fatturazione elettronica è disciplinata da un insieme di regole tecniche e normative che nel tempo sono state aggiornate. Conoscerle evita errori di compilazione, scarti da parte dell’SDI e possibili sanzioni.
Come deve essere una fattura elettronica
Una fattura elettronica valida deve contenere una serie di elementi obbligatori, definiti dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. I principali sono: i dati identificativi del cedente e del cessionario (ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo), il numero progressivo e la data di emissione, la descrizione dei beni o servizi forniti, i quantitativi e i prezzi unitari, l’aliquota IVA applicata o il codice natura in caso di operazione esente o fuori campo, e gli importi totali.
Il codice natura è un campo fondamentale per le operazioni senza IVA: indica il motivo per cui l’IVA non viene applicata. Ad esempio, N2.1 si usa per le operazioni fuori campo per mancanza del presupposto soggettivo o oggettivo, N4 per le operazioni esenti ai sensi dell’art. 10 e N6 per il reverse charge. Usare il codice sbagliato non causa necessariamente lo scarto del file, ma può generare irregolarità fiscali.
Per le fatture verso la pubblica amministrazione è obbligatorio indicare anche il Codice Univoco Ufficio (CUU) e, nella quasi totalità dei casi, applicare il regime della fattura con split payment, che modifica il modo in cui l’IVA viene versata all’Erario.
Rispettare le scadenze di emissione è altrettanto importante. Per le fatture immediate il termine è di dodici giorni dalla data dell’operazione. Per le fatture differite il termine è l’ultimo giorno del mese in cui l’operazione è stata effettuata. Emettere la fattura fuori termine espone a sanzioni, così come non incassarla entro i termini concordati. Per sapere come tutelarsi in quei casi, la guida su come gestire una fattura non pagata offre un metodo pratico per agire prima che la situazione diventi un contenzioso.
Le novità per la fatturazione elettronica dal 1° aprile 2025
Dal 1° aprile 2025 sono entrate in vigore le nuove specifiche tecniche per la fatturazione elettronica (versione 1.8 del tracciato XML), introdotte con provvedimento dell’Agenzia delle Entrate.
Le principali novità riguardano l’aggiornamento dei codici natura IVA, con l’introduzione di nuovi sottocodici per distinguere in modo più preciso alcune tipologie di operazioni in reverse charge (codici N6.x), e la modifica di alcuni campi relativi ai dati del vettore e alle informazioni sui contratti di appalto pubblico.
È stato inoltre aggiornato il tracciato per le fatture verso la PA, con nuovi campi facoltativi per indicare il riferimento al contratto o alla convenzione Consip di riferimento. Per i software gestionali aggiornati, queste modifiche sono state recepite in automatico. Chi usa il portale dell’Agenzia delle Entrate non deve fare nulla: l’interfaccia è già allineata alle nuove specifiche.
I software per la fatturazione
Per creare e inviare fatture elettroniche hai tre opzioni principali. Il portale gratuito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate è la soluzione base, accessibile a tutti senza costi, ma con funzionalità limitate e nessuna integrazione con altri strumenti.
I software gestionali e le piattaforme dedicate aggiungono automazione: creazione guidata dei documenti, invio diretto all’SDI, gestione delle scadenze e integrazione con il conto corrente. Gli intermediari (commercialisti, CAF, provider accreditati) offrono invece un servizio gestito, addebitando una commissione per ogni fattura inviata.
Un software per la fatturazione integrato riduce il rischio di errori di compilazione, gestisce in automatico l’archiviazione sostitutiva dei documenti e permette di tenere traccia degli incassi senza passare da uno strumento all’altro.
Gestisci gli obblighi di fatturazione con Sibill
Le fatture elettroniche arrivano automaticamente nel cassetto fiscale del destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Se hai configurato un codice destinatario o una PEC, il tuo software gestionale le riceve direttamente. Una volta ricevuta la fattura, il passaggio successivo è verificare che corrisponda a un movimento reale sul conto corrente: riconciliare le fatture con i movimenti bancari permette di tenere sempre sotto controllo incassi e pagamenti senza lavoro manuale.
Su Sibill questo passaggio avviene in automatico: le fatture entrano dall’SDI e i movimenti bancari arrivano tramite open banking, e il sistema abbina ogni documento al pagamento corrispondente senza che nessuno debba aprire un foglio o incrociare dati. Lo scadenzario mostra in tempo reale cosa è già stato incassato, cosa è in attesa e cosa scadrà nei prossimi giorni.
Domande frequenti
Come si effettua la fatturazione elettronica?
Per effettuare la fatturazione elettronica devi creare un file XML nel formato previsto dall’Agenzia delle Entrate, compilando tutti i campi obbligatori (dati del cedente e del cessionario, descrizione, importi, aliquota IVA o codice natura). Il file va poi inviato all’SDI tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, un software gestionale o un intermediario accreditato. L’SDI verifica il file e, se corretto, lo recapita al destinatario entro pochi secondi o minuti.
Come si riceve una fattura elettronica?
Una fattura elettronica si riceve automaticamente nel cassetto fiscale del destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Se hai configurato un codice destinatario o una PEC, il tuo software gestionale la riceve direttamente. Una volta ricevuta la fattura, il passaggio successivo è verificare che corrisponda a un movimento reale sul conto corrente: riconciliare le fatture con i movimenti bancari permette di tenere sempre sotto controllo incassi e pagamenti senza lavoro manuale.
