La fattura proforma è un documento che anticipa la fattura vera e propria, ma non ha valore fiscale. Quando il cliente la salda, scatta l’obbligo di emettere la fattura definitiva: è quello il momento che conta per il fisco, non l’invio della proforma.
La domanda pratica, allora, è una sola: quanto tempo si ha per emettere la fattura dopo aver ricevuto il pagamento?
La regola generale parla di dodici giorni dal momento in cui l’operazione si considera effettuata. Ma ci sono distinzioni importanti tra cessioni di beni e prestazioni di servizi, e la possibilità di usare la fattura differita.
In questo articolo vediamo a cosa serve la proforma, cosa succede quando viene pagata, quali sono i tempi di emissione della fattura dopo il bonifico e come funziona la fatturazione per le prestazioni di servizi.
La proforma non ha valore fiscale: è il pagamento, non la proforma, a far scattare l’obbligo di fattura.
Dopo l’incasso, la fattura immediata va trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data dell’operazione.
Con la fattura differita il termine slitta al giorno 15 del mese successivo, ma l’IVA resta dovuta nel mese dell’operazione.
Per i servizi il momento impositivo coincide con il pagamento del corrispettivo.
La funzione della fattura proforma
La fattura proforma è un documento che il fornitore invia al cliente prima di emettere la fattura vera e propria. Riporta gli stessi dati di una fattura descrizione, importi, IVA ,ma con una differenza sostanziale: non ha alcun valore fiscale.
Proprio per questo, la proforma non va registrata in contabilità, non genera l’obbligo di versare l’IVA e non è un documento valido ai fini della detrazione. Serve piuttosto come richiesta di pagamento o come anteprima dell’importo dovuto, utile soprattutto quando il fornitore vuole incassare prima di emettere la fattura definitiva.
La proforma non sostituisce la fattura e non dà diritto alla detrazione IVA. Indica sempre la dicitura “fattura proforma” e “documento non valido ai fini fiscali”, per evitare che venga scambiata per una fattura reale.
Il pagamento anticipato della proforma
Il momento chiave è il pagamento. Finché la proforma resta inevasa, non scatta alcun obbligo. Quando invece il cliente la salda con bonifico, ad esempio l’operazione si considera effettuata ai fini IVA e nasce l’obbligo di emettere la fattura definitiva.
Non è la proforma a far scattare l’obbligo di fattura, ma l’incasso. La proforma è solo lo strumento con cui si chiede il pagamento; è il denaro che cambia mano a determinare il momento fiscalmente rilevante e a far partire i termini di emissione.
Proprio perché priva di valore fiscale, però, una proforma non tutela dal mancato incasso come farebbe una fattura: se il cliente non paga, valgono le ordinarie buone pratiche per una fattura non pagata.
Una volta ricevuto il pagamento, invece, la fattura va trasmessa tramite il Sistema di Interscambio, come previsto dalle regole della fatturazione elettronica.
I tempi di emissione dopo il bonifico
Una volta ricevuto il pagamento della proforma, il fornitore deve emettere la fattura entro un termine preciso. La regola di riferimento è quella della fattura immediata: va emessa entro dodici giorni dalla data in cui l’operazione si considera effettuata, cioè dalla data del pagamento.
Per le fatture elettroniche, “emettere” significa trasmettere il file al Sistema di Interscambio (SdI). È la data di trasmissione allo SdI a fare fede, non la data in cui si compila il documento sul gestionale. Sul funzionamento dello SdI e dei codici destinatario è utile la guida a SdI, PEC e codici.
Il tempo massimo di emissione
Il termine ordinario è di dodici giorni dalla data dell’operazione. Se ho ricevuto il bonifico il 1° del mese, ho tempo fino al 13 per trasmettere la fattura allo SdI.
Questo termine vale per la fattura immediata, che è la modalità standard. Esiste però un’alternativa, la fattura differita, che sposta in avanti la scadenza a determinate condizioni.
Rispettare il termine è importante: una trasmissione tardiva configura una violazione, con sanzioni che variano a seconda del ritardo e dell’eventuale impatto sulla liquidazione IVA.
Le date di fattura e pagamento
Nella fattura immediata convivono due date che è bene non confondere: la data dell’operazione (in questo caso la data del pagamento della proforma) e la data di emissione, cioè quella di trasmissione allo SdI.
Nel tracciato della fattura elettronica, il campo “Data” del documento deve riportare la data di effettuazione dell’operazione, ossia la data dell’incasso. Il sistema registra poi in autonomia la data effettiva di trasmissione. È questo doppio riferimento a permettere all’Agenzia delle Entrate di verificare il rispetto dei dodici giorni.
Esempio pratico: se incasso il 1° ed emetto il 10, la fattura porterà la data del 1° (operazione) e risulterà trasmessa il 10. Entrambe le date rientrano nei dodici giorni, quindi il termine è rispettato.
L’uso della fattura differita
La fattura differita è un’alternativa alla fattura immediata, utile a chi effettua più operazioni verso lo stesso cliente nel corso del mese. Permette di raggruppare in un unico documento più operazioni avvenute nello stesso mese solare, emettendo la fattura entro il giorno 15 del mese successivo.
Le due modalità si differenziano così.
| Fattura immediata | Fattura differita | |
|---|---|---|
| Termine di emissione | Entro 12 giorni dall’operazione | Entro il 15 del mese successivo |
| Quando conviene | Operazione singola | Più operazioni / stesso cliente / stesso mese |
| Documento richiesto (servizi) | Nessuno specifico | Idonea documentazione (es. proforma incassata) |
| Liquidazione IVA | Mese dell’operazione | Mese dell’operazione |
Per le cessioni di beni, la fattura differita richiede un documento di trasporto (DDT) o altro documento idoneo a identificare i soggetti dell’operazione. Per le prestazioni di servizi, è sufficiente idonea documentazione dell’operazione (ad esempio la stessa proforma incassata o la documentazione bancaria).
Attenzione però: anche con la fattura differita, l’IVA resta dovuta con riferimento al mese di effettuazione dell’operazione. Differire l’emissione non significa differire la liquidazione dell’imposta. Una buona gestione di incassi e pagamenti aiuta a tenere allineate scadenze di emissione e versamenti.
La fatturazione per le prestazioni di servizi
Per le prestazioni di servizi vale una regola specifica sul momento di effettuazione: l’operazione si considera effettuata al momento del pagamento del corrispettivo, non al momento in cui il servizio viene reso.
È esattamente lo scenario della proforma pagata: il professionista o l’azienda emette la proforma, il cliente la salda, e con l’incasso scatta il momento impositivo. Da lì decorrono i dodici giorni per la fattura immediata.
Momento impositivo: per i servizi coincide con il pagamento del corrispettivo, non con l’esecuzione.
Fattura anticipata: se emessa prima del pagamento, è l’emissione ad anticipare il momento impositivo, limitatamente all’importo fatturato.
Documentazione differita: per i servizi non serve il DDT, basta una documentazione idonea a provare l’operazione.
Imposta di bollo: dovuta sulle fatture senza addebito IVA sopra la soglia di legge, da conteggiare nell’importo.
C’è poi un’eccezione da conoscere: se la fattura viene emessa prima del pagamento, è l’emissione stessa ad anticipare il momento impositivo, limitatamente all’importo fatturato. In altre parole, chi sceglie di fatturare prima di incassare anticipa anche l’obbligo IVA.
Va ricordato infine che ogni fattura per prestazioni di servizi senza addebito IVA sopra una certa soglia richiede l’applicazione dell’imposta di bollo, un aspetto da non trascurare nel calcolo dell’importo. Tutto questo si inserisce nel quadro generale della fatturazione elettronica e dei suoi adempimenti.
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Come emettere la fattura dopo la proforma?
Per emettere la fattura dopo la proforma, una volta ricevuto il pagamento si compila la fattura definitiva con gli stessi dati della proforma (descrizione, importi, IVA) e la si trasmette al Sistema di Interscambio in formato elettronico. La data del documento deve coincidere con la data dell’incasso, mentre la trasmissione allo SdI deve avvenire entro dodici giorni. La proforma, priva di valore fiscale, viene così sostituita dalla fattura vera e propria.
Quanto tempo ho per fare la fattura dopo il pagamento?
Dopo il pagamento hai dodici giorni per emettere la fattura immediata, cioè per trasmetterla al Sistema di Interscambio. Il termine decorre dalla data dell’operazione, che per le prestazioni di servizi coincide con la data dell’incasso. In alternativa, se effettui più operazioni verso lo stesso cliente nello stesso mese, puoi usare la fattura differita ed emetterla entro il giorno 15 del mese successivo.
Quanto tempo passa tra proforma e fattura?
Tra proforma e fattura non c’è un termine fisso finché la proforma non viene pagata: essendo un documento senza valore fiscale, può restare in sospeso. È il pagamento a far scattare l’obbligo. Da quel momento la fattura va emessa entro dodici giorni (fattura immediata) o entro il 15 del mese successivo (fattura differita, se ne ricorrono le condizioni).
Si può emettere la fattura prima del pagamento?
Sì, si può emettere la fattura prima del pagamento. In questo caso, però, è l’emissione della fattura ad anticipare il momento impositivo: l’IVA diventa dovuta con riferimento alla data della fattura, anche se l’incasso avverrà più tardi. Chi fattura prima di incassare, quindi, anticipa l’obbligo IVA limitatamente all’importo fatturato.
