La fattura proforma non ha valore legale ai fini fiscali: non prova un’operazione conclusa, non genera l’obbligo di versare l’IVA e non dà diritto alla detrazione. È un documento provvisorio, una richiesta di pagamento che anticipa la fattura vera e propria.
Vediamo nel dettaglio cos’è, quali rischi fiscali comporta e come emettere correttamente la fattura definitiva.
La proforma non ha valore legale: non va registrata, non genera IVA e non dà diritto alla detrazione.
Serve come tutela: evita di versare l’IVA su prestazioni non ancora saldate.
È il pagamento a far scattare l’obbligo: da lì 12 giorni per la fattura immediata.
Trattare la proforma come una fattura, o ignorare gli obblighi all’incasso, espone a sanzioni.
La funzione della fattura proforma
La fattura proforma è un documento che il fornitore invia al cliente prima di emettere la fattura vera e propria. Riporta gli stessi dati di una fattura, come descrizione, importi e IVA, ma con una differenza sostanziale: non ha alcun valore fiscale.
Proprio per questo, la proforma non va registrata in contabilità, non genera l’obbligo di versare l’IVA e non è un documento valido ai fini della detrazione. Serve piuttosto come richiesta di pagamento o come anteprima dell’importo dovuto.
Il rischio fiscale nasce dal confondere i due documenti. La proforma non sostituisce la fattura e non dà diritto alla detrazione IVA: chi la registra come fattura, o non emette quella definitiva dopo l’incasso, commette una violazione sanzionabile.
Qui sta uno dei suoi usi più utili come tutela preventiva. Emettere un documento provvisorio, anziché subito la fattura, permette di non anticipare il versamento dell’IVA su una prestazione già eseguita ma non ancora saldata.
Se il cliente tarda o non paga, il fornitore non si trova ad aver già versato l’imposta su un incasso mai arrivato. È un modo per ridurre il rischio legato a una fattura non pagata e per gestire meglio gli insoluti, anche con un sollecito mirato quando il pagamento ritarda.
Per distinguerla chiaramente, è buona prassi indicare in modo esplicito la dicitura “fattura proforma” e una formula come “documento non valido ai fini fiscali”. Così non c’è il rischio che venga scambiata per una fattura reale.
Il pagamento anticipato della proforma
Il momento chiave è il pagamento. Finché la proforma resta inevasa, non scatta alcun obbligo. Quando invece il cliente la salda, con un bonifico ad esempio, l’operazione si considera effettuata ai fini IVA e nasce l’obbligo di emettere la fattura definitiva.
Non è la proforma a far scattare l’obbligo di fattura, ma l’incasso. La proforma è solo lo strumento con cui si chiede il pagamento; è il denaro che cambia mano a determinare il momento fiscalmente rilevante e a far partire i termini di emissione.
Da quel momento la proforma esaurisce la sua funzione e deve essere sostituita dalla fattura vera e propria, l’unico documento con pieno valore legale e fiscale. Tenere sotto controllo questo passaggio è anche una questione di gestione di incassi e pagamenti: sapere quali proforma sono state saldate evita di dimenticare fatture da emettere.
I tempi di emissione dopo il bonifico
Una volta ricevuto il pagamento della proforma, il fornitore deve emettere la fattura entro un termine preciso. La regola di riferimento è quella della fattura immediata: va emessa entro dodici giorni dalla data in cui l’operazione si considera effettuata, cioè dalla data del pagamento.
Il primo passo pratico è intercettare l’accredito sul conto corrente. Solo sapendo con certezza quando il bonifico è arrivato si può far partire il conteggio dei giorni ed emettere la fattura nei termini. Qui una buona riconciliazione bancaria e fatture fa la differenza: associare in fretta l’incasso alla proforma corretta evita ritardi e dimenticanze.
Per le fatture elettroniche, “emettere” significa trasmettere il file al Sistema di Interscambio (SdI). È la data di trasmissione allo SdI a fare fede, non la data in cui si compila il documento sul gestionale. Sul funzionamento dello SdI e dei codici destinatario è utile la guida a SdI, PEC e codici.
Il tempo massimo di emissione
Il termine ordinario è di dodici giorni dalla data dell’operazione. Se ho ricevuto il bonifico il 1° del mese, ho tempo fino al 13 per trasmettere il file XML allo SdI.
Questo termine vale per la fattura immediata, che è la modalità standard. Esiste poi l’alternativa della fattura differita, che sposta in avanti la scadenza a determinate condizioni.
Rispettare il termine è importante: una trasmissione tardiva configura una violazione, con sanzioni che variano a seconda del ritardo e dell’impatto sulla liquidazione IVA. Per un quadro completo su tempistiche e sanzioni è utile la guida agli obblighi di fatturazione elettronica.
Le date di fattura e pagamento
Nella fattura immediata convivono due date che è bene non confondere: la data dell’operazione (qui la data del pagamento della proforma) e la data di emissione, cioè quella di trasmissione allo SdI.
Nel tracciato della fattura elettronica, il campo “Data” del documento deve riportare la data di effettuazione dell’operazione, ossia la data dell’incasso. Il sistema registra poi in autonomia la data effettiva di trasmissione. È questo doppio riferimento a permettere all’Agenzia delle Entrate di verificare il rispetto dei dodici giorni.
Fornitore
Studio Bianchi
P.IVA 03811250234
Cliente
Beta Consulting Spa
P.IVA 02994470151
La proforma viene saldata il 1° marzo: la fattura porta quella data come data dell’operazione e risulta trasmessa allo SdI il 10 marzo, entro i dodici giorni.
In pratica: se incasso il 1° ed emetto il 10, la fattura porterà la data del 1° (operazione) e risulterà trasmessa il 10, entro il termine.
L’uso della fattura differita
La fattura differita è un’alternativa alla fattura immediata, utile a chi effettua più operazioni verso lo stesso cliente nel corso del mese. Permette di raggruppare in un unico documento più operazioni avvenute nello stesso mese solare, emettendo la fattura entro il giorno 15 del mese successivo.
Le due modalità si differenziano così.
| Fattura immediata | Fattura differita | |
|---|---|---|
| Termine di emissione | Entro 12 giorni dall’operazione | Entro il 15 del mese successivo |
| Quando conviene | Operazione singola | Più operazioni / stesso cliente / stesso mese |
| Documento richiesto (servizi) | Nessuno specifico | Idonea documentazione (es. proforma incassata) |
| Liquidazione IVA | Mese dell’operazione | Mese dell’operazione |
Per le cessioni di beni, la fattura differita richiede un documento di trasporto (DDT) o altro documento idoneo a identificare i soggetti dell’operazione. Per le prestazioni di servizi, è sufficiente idonea documentazione dell’operazione, ad esempio la stessa proforma incassata o la documentazione bancaria.
Attenzione però: anche con la fattura differita, l’IVA resta dovuta con riferimento al mese di effettuazione dell’operazione. Differire l’emissione non significa differire la liquidazione dell’imposta.
La fatturazione per le prestazioni di servizi
Per le prestazioni di servizi vale una regola specifica sul momento di effettuazione: l’operazione si considera effettuata al momento del pagamento del corrispettivo, non al momento in cui il servizio viene reso.
È esattamente lo scenario della proforma pagata: il professionista o l’azienda emette la proforma, il cliente la salda, e con l’incasso scatta il momento impositivo. Da lì decorrono i dodici giorni per la fattura immediata.
Momento impositivo: per i servizi coincide con il pagamento del corrispettivo, non con l’esecuzione.
Fattura anticipata: se emessa prima del pagamento, anticipa il momento impositivo e fa perdere il vantaggio di tutela della proforma.
Imposta di bollo: dovuta sulle fatture senza addebito IVA sopra la soglia di legge.
Correzioni: dopo l’emissione si usa la nota di credito, mai la modifica della proforma.
C’è un’eccezione da conoscere: se la fattura viene emessa prima del pagamento, è l’emissione stessa ad anticipare il momento impositivo, limitatamente all’importo fatturato. In altre parole, chi sceglie di fatturare prima di incassare anticipa anche l’obbligo IVA, perdendo il vantaggio di tutela che la proforma offre.
Va ricordato infine che, una volta emessa, la fattura per servizi senza addebito IVA sopra una certa soglia richiede l’imposta di bollo. E se dopo l’emissione si rende necessaria una correzione o un annullamento, lo strumento corretto è la nota di credito, non la modifica della proforma. Tutto questo si inquadra nelle regole generali della fatturazione elettronica.
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Come emettere la fattura dopo la proforma?
Per emettere la fattura dopo la proforma, una volta ricevuto il pagamento si compila la fattura definitiva con gli stessi dati della proforma (descrizione, importi, IVA) e la si trasmette al Sistema di Interscambio in formato elettronico. La data del documento deve coincidere con la data dell’incasso, mentre la trasmissione allo SdI deve avvenire entro dodici giorni. Un buon software di fatturazione permette di convertire la proforma in fattura al momento dell’incasso senza riscrivere importi e anagrafiche.
Quanto tempo ho per fare la fattura dopo il pagamento?
Dopo il pagamento hai dodici giorni per emettere la fattura immediata, cioè per trasmetterla al Sistema di Interscambio. Il termine decorre dalla data dell’operazione, che per le prestazioni di servizi coincide con la data dell’incasso. In alternativa, se effettui più operazioni verso lo stesso cliente nello stesso mese, puoi usare la fattura differita ed emetterla entro il giorno 15 del mese successivo.
Quanto tempo passa tra proforma e fattura?
Tra proforma e fattura non c’è un termine fisso finché la proforma non viene pagata: essendo un documento senza valore fiscale, può restare in sospeso. È il pagamento a far scattare l’obbligo. Da quel momento la fattura va emessa entro dodici giorni (fattura immediata) o entro il 15 del mese successivo (fattura differita, se ne ricorrono le condizioni).
Si può emettere la fattura prima del pagamento?
Sì, si può emettere la fattura prima del pagamento. In questo caso, però, è l’emissione della fattura ad anticipare il momento impositivo: l’IVA diventa dovuta con riferimento alla data della fattura, anche se l’incasso avverrà più tardi. Chi fattura prima di incassare, quindi, anticipa l’obbligo IVA limitatamente all’importo fatturato.
